Editing & Formatting Work Sheet (Insert, Delete, Modifying Column N Row ETC)

Data Entry in Cells:

এক্সেল ওয়ার্ক শিট বলতেই টেবিলকে বুঝানো হয়। ওয়ার্ক শিট অনেক গুলো রো এবং কলাম নিয়ে গঠিত (ভিন্ন ভিন্ন ভার্সনে রো, কলাম সংখ্যা ভিন্ন ভিন্ন)। কোন টেবিলে ডাটা এন্টি করার জন্য অবশ্যই ঐ টেবিলের সেলে ডাটা এন্ট্রি করতে হবে। এক্সেল এর সেলে ডাটা এন্ট্রি করার জন্য কাঙ্খিত সেলে কার্সর (ইনশার্সন পয়েন্ট) একটিভ। এরপর কীবোর্ড থেকে প্রয়োজনীীয় ডাটা টাইপ। অন্য কোন উৎস থেকে ডাটা কপি করে পেস্টও করা যায়। কীবোর্ডের এ্যরো কী প্রেস করে এক সেল থেকে অন্য সেলে যাওয়া যায়। মাউসের সাহায্যে সেলে ক্লিক করে অন্য সেলে যাওয়া যায়।

Data Edit in Cells

সেলের ডাটা ইডিট করার খুব সহজ। কাঙ্খিত সেলে মাউসের সাহায্যে ক্লিক, তারপর ফরমূলা বার হতে ইচ্ছেমতো ইডিট করা যাবে। কাঙ্থিত সেলে ডাবল ক্লিক করেও ডাটা ইডিট করা যাবে।

Selection Techniques

অনেক সময় একাধিক সেল, কলাম, রো নিয়ে কাজ করতে হয়। এজন্য সেল, কলাম, রো এমনকি সমস্ত টেবিল সিলেক্ট করা প্রয়োজন পড়ে। এক্সেল রান করি।

একটি সেল সিলেকশন:

একটি মাত্র সেল সিলেক্ট করার জন্য তেমন কিছু করতে হবে না, শুধুমাত্র কাঙ্থিত সেলে ক্লিক করলেই সেলটি সিলেক্ট হয়ে যাবে।

ভিন্ন ভিন্ন সেল সিলেকশন

 প্রথমে একটা সেল সিলেক্ট, তারপর Ctrl কী চেপে ধরে (যতক্ষন সিলেকশন শেষ না হয় চেপে ধরে থাকবো) কাঙ্খিত সেলগুলোতে এক এক করে ক্লিক।

একটি সারি সিলেক্ট

যে সারিটি সিলেক্ট করতে চাই কার্সরটি সেই সারির বামপার্শ্বে সারি নির্দেশক সংখ্যার উপর নিয়ে আসবো। যখনই ডান মুখী তীর চিহ্ন  আসবে তখনই ক্লিক। ফলে কাঙ্থিত সারি বা রোটি সিলেক্ট হয়ে যাবে।

একাধিক সরি সিলেক্ট

প্রথমে কাঙ্খিত একটি সারি বা রো সিলেক্ট। তারপর Ctrl কী চেপে ধরে (যতক্ষন সিলেকশন শেষ না হয় চেপে ধরে থাকবো) কাঙ্খিত সারিগুলো এক এক করে সিলেক্ট।

একটি কলাম সিলেক্ট

যে কলামটি সিলেক্ট করতে চাই কার্সরটি সেই কলামের উপরে কলাম নির্দেশক ইংরেজি বর্ণমালার উপর নিয়ে আসবো। যখনই নিচ মুখী তীর চিহ্ন  আসবে তখনই ক্লিক। ফলে কাঙ্থিত কলামটি সিলেক্ট হয়ে যাবে।

একাধিক কলাম সিলেক্ট

প্রথমে কাঙ্খিত একটি কলাম সিলেক্ট। তারপর Ctrl কী চেপে ধরে (যতক্ষন সিলেকশন শেষ না হয় চেপে ধরে থাকবো) কাঙ্খিত কলাম গুলো এক এক করে সিলেক্ট।

সমস্ত ওয়ার্কশিট সিলেক্ট

সমস্ত ওয়ার্ক শিট সিলেক্ট করার জন্য ওয়ার্কশিট বা টেবিলের উপরে বাম কর্ণারে চিত্রে প্রদর্শিত চিহ্নিত স্থানে কার্সটি নিয়ে যখনই মোটা সাদা যোগ চিহ্ন আসবে তখনই ক্লিক করলেই সমস্ত ওয়ার্কশিট সিলেক্ট হয়ে যাবে।

Inserting and Deleting Rows/ Columns

Excerise File হতে Inserting and Deleting ওয়ার্কবুক ফাইলটি ওপেন করি।

Insert Columns

টেবিলটি লক্ষ্য করলেই দেখা যাবে, C কলামে Sales 2017 আছে। কিন্তু D কলামে Sales 2018 নাই, 2019 আছে। D কলামে Sales 2018 দরকার। এমন অবস্থায় C কলামের পরে অথবা D কলামের পূর্বে নতুন একটি কলাম দরকার। D কলামের পূর্বে নতুন একটি কলাম Insert করার জন্য -

    Ø  D কলামের উপর রাইট ক্লিক। সাধারনত রাইট ক্লিককৃত কলামের পূর্বে কলাম ইনসার্ট হয়।

    Ø  Go to Insert এবং ক্লিক। ফলে পপ আপ ম্যানু আসবে।

    Ø  সিলেক্ট Entire Column ক্লিক OK. ফলে D কলামের পূর্বে নতুন একটি কলাম Insert হবে।

Deleting Column

কলাম Delete করার জন্য নিম্নের ধাপ গুলো অনুসরন করতে হবে।

    Ø  যে কলাম ডিলিট করতে চাই তার উপর রাইট ক্লিক।

    Ø  Go to Delete এবং সিলেক্ট Entire Column

    Ø  ক্লিক OK. ফলে রাইট ক্লিক কৃত কলামটি ডিলিট হবে।

Insert Row

Row ইনসার্ট এবং কলাম ইনসার্ট প্রায় একই রকম। ধরা India এর পূর্বে Bangladesh হবে। অর্থ্যাৎ 3 নাম্বার রো এর উপরে বা পূর্বে আর একটা রো হবে। এজন্য –

    Ø  3 নাম্বার রো এর যেকোন জায়গায় মাউসের রাইট ক্লিক।

    Ø  Go to Insert এবং সিলেক্ট Entire Row

    Ø  ক্লিক OK. ফলে 3 নাম্বার রো এর উপরে আর একটি রো ইনসার্ট হবে।

Deleting Row

রো Delete করার জন্য নিম্নের ধাপ গুলো করতে হবে।

    Ø  যে রো ডিলিট করতে চাই তার উপর রাইট ক্লিক।

    Ø  Go to Delete এবং সিলেক্ট Entire Row

    Ø  ক্লিক OK. ফলে রাইট ক্লিক কৃত রো টি ডিলিট হবে।

Modifying Column Width and Row Height

Row Modify

Worksheet এ বিদ্যমান রো উচ্চতা অর্থ্যাৎ রো পরিসর বাড়ানো বা কমানো যায়। By Default রো এর স্বাভাবিক উচ্চতা ১৫ পয়েন্ট থাকে। রো এর উচ্চতা ৪০৯ পয়েন্ট পর্যন্ত বৃদ্ধি করা যায়। রো এর উচ্চতা পরিবর্তন করার জন্য এক্সেল রান করি - ধরা যাক 3 নাম্বার রো এর উচ্চতা বৃদ্ধি করা দরকার, এজন্য –

    Ø  কার্সরকে সাবধানে এক্সেল টেবিলের রো চিহ্নিত করন নাম্বার 3 এবং 4 এর বর্ডারে নিয়ে আসবো অর্থ্যাৎ 3 নং রো এর নিচের বর্ডারে নিয়ে আসবো, কার্সরটি   এরকম চিহ্নে পরিবর্তন হবে।

    Ø  যখনই কার্সরটি পরিবর্তিত হবে তখনই মাউস এর বাম বাটন চেপে প্রয়োজন মতো উপর নিচ ড্রাগ করবো।

    Ø  ফলে রো এর উচ্চতা বা পরিসর বৃদ্ধি পাবে।

এছাড়াও সংশ্লিষ্ট রো কে সিলেক্ট করে অন্য আরোও দুইটি নিয়মে রো এর উচ্চতা বাড়ানো বা কমানো যায়। যেমন-

০১। সিলেক্টকৃত রো উপর রাইট ক্লিক তারপর Row Height এ ক্লিক এরপর নির্দিষ্ট পরিমান টাইপ করে ok ক্লিক।

০২। Home Tab এর Cells গ্রুপ থেকে Format ম্যানু এর ড্রপ ডাউনে ক্লিক তারপর Row Height এ ক্লিক এরপর কাঙ্থিত পরিমান টাইপ করে OK ক্লিক।

Column Modify

Worksheet এ বিদ্যমান কলামের প্রশস্ততা অর্থ্যাৎ কলামের পরিসর বাড়ানো বা কমানো যায়। By Default কলামের এর স্বাভাবিক প্রশস্থতা ৮.৪৩ পয়েন্ট। কলামের এর প্রশস্থতা ২৫৫ পয়েন্ট পর্যন্ত বৃদ্ধি করা যায়। কলামের এর প্রশস্থতা পরিবর্তন করার জন্য এক্সেল রান করি- ধরা যাক C নাম্বার কলামের এর প্রশস্থতা বৃদ্ধি করা দরকার এজন্য –

    Ø  কার্সরকে সাবধানে এক্সেল টেবিলের কলাম চিহ্হিত করন C এবং D এর মাঝামাঝি নিয়ে আসবো, কার্সরটি  এরকম চিহ্নে পরিবর্তন হবে।

    Ø  যখনই কার্সরটি পরিবর্তিত হবে তখনই মাউস প্রয়োজন মতো ডানে-বামে ড্রাগ করবো।

    Ø  ফলে কলাম এর প্রশস্থতা বা পরিসর বৃদ্ধি পাবে।

এছাড়াও সংশ্লিষ্ট কলাম (Column) কে সিলেক্ট করে অন্য আরোও দুইটি নিয়মে কলাম বাড়ানো বা কমানো যায়। যেমন-

০১। সিলেক্টকৃত Column উপর রাইট ক্লিক তারপর Column Width এ ক্লিক এরপর নির্দিষ্ট পরিমান টাইপ করে ok ক্লিক।

০২। Home Tab এর Cells গ্রুপ থেকে Format ম্যানু এর ড্রপ ডাউনে ক্লিক তারপর Width এ ক্লিক এরপর কাঙ্থিত পরিমান টাইপ করে OK ক্লিক।  

Cell Formatting

Home Tab এর Font Group

Font Type, Font Size, Bold, Italic, Underline ইত্যাদি ফরম্যাটিং গুলো এমএস ওয়ার্ডে অনুরূপ। সুতরাং এখানে নতুন করে আলোচনা করা হলোনা। 

Orientation and Aligning Cell Content

 Aligning এর বাংলা সারিবদ্ধ হওয়া। এখানে সেল এর কনটেন্ট সেলের কোন স্থানে অবস্থান করবে সেলের ডান পাশে উপরে নাকি উপরে মাঝখানে নাকি উপরে বামপাশে নাকি সেলের নিচে ডানপাশে ইত্যাদি নির্দেশ করে। Aligning Cell Content টার্মটি বুঝার জন্য ‘Orientation and Aligning’ নামক এক্সেল ফাইলটি ওপেন করি। ফাইলের নিচে বাম পাশে align শিটটি ওপেন করি।

    Ø  B3 সেলটিতে অনেক বড় করে Azad লেখা আছে।

    Ø  মাউসের সাহায্যে B3 সেলে ক্লিক করি।

    Ø  Home tab এর Alignment গ্রুপ এর Top Align এ ক্লিক করি এবং Azad লেখাটির পরিবর্তন লক্ষ্য করি, আবার Mdiile Align এ ক্লিক করি এবং Azad লেখাটির পরিবর্তন লক্ষ্য করি, আবার Center এ ক্লিক করি এবং Azad লেখাটির পরিবর্তন লক্ষ্য করি।

    Ø  B3 সেলের কনটেন্ট Azad লেখাটির অবস্থানের পরিবর্তন লক্ষ্য করলেই Orientation and Aligning বুঝতে পারবো।

Wrap Text

সাধারনত এক্সেল এর টেবিলে সেল গুলো খুব ছোট হয়। এক্সেল টেবিলের কোন সেলে বড় শব্দ টাইপ করেন, দেখবেন লেখাটি পরের সেলে চলে যাচ্ছে। বড় কোন লেখাকে একই সেলের মধ্যে সংকুলান করার জন্য Wrap Text কমান্ড ব্যবহার করা হয়।

‘Orientation and Aligning’ (যা রান আছে) নামক ওয়ার্কবুকের নিচে বাম পাশে ‘Wrap’ নামক শিটে ক্লিক করি। দুইটি টেবিল দেখা যাবে। C16 সেলে অথবা নিচে যেকোন ফাঁকা সেলে টাইপ করি panchagarh Sadar, Panchagarh. দেখা যাবে লেখাটি এক সেলে থাকছে না। কিন্তু লেখাটি আমার একই সেলে দরকার।

এবার লক্ষ্য করি ডান পাশের টেবিলের ৭ নং রো এ United Kingdom এবং ৯ নং রো এর New Zealand এক সেলে আছে কিন্তু বামা পাশের টেবিলে United Kingdom এবং New Zealand লেখাগুলো পুরোপুরি দেখা যাচ্ছে না। অর্থ্যাৎ সেলে পর্যাপ্ত স্পেস পাইনি। লেখাগুলোকে এক সেলে সংকুলান করার জন্য Wrap text কমান্ড ব্যবহৃত হয়।

বড় লেখাকে অথবা একাধিক লাইনের টেক্সকে একই সেলে সংকুলান করাকে Wraping বলা হয়।

    Ø  কার্সর B7 অর্থ্যাৎ যেখানে `United’ লেখাটি আছে সে সেলে একটিভ।

    Ø  Home Tab এর Alignment group এর Wrap Text আইকনে ক্লিক।

    Ø  ফলে United Kingdom লেখাটি পুরো সেল এ সংকুলান হবে। অনুরূপভাবে New Zealand লেখাটি Wraping করি।  

Merge Cell

 Merge এর বাংলা একত্রিত করা। একাধিক সেলকে এক সেলে পরিনত করাকে Merge Cell বলে। ‘Orientation and Aligning’ (যা রান আছে) নামক ফাইলের `Wrap’ নামক শিটের ডান পাশের টেবিলে Sales volume by country লেখাটি টেবিলের মাঝখানে আছে এবং একই সেলের মধ্যে আছে এবং প্রায় ৫টি সেলকে এক সেলে দেখাচ্ছে। কিন্তু বাম পাশের টেবিলে Sales volume by country লেখাটিতে ক্লিক করলে দেখা যাবে লেখাটি একই সেলের মধ্যে নাই। B2, C2, D2, E2 এবং F2 সেলকে একই সেলে পরিনত করতে হবে। এজন্য -

    Ø  Cell Merge করার জন্য কাঙ্খিত সেল ‍গুলো সিলেক্ট এখানে B2, C2, D2, E2 এবং F2 সেলগুলো সিলেক্ট

    Ø  Home Tab এর Alignment গ্রুপ হতে Merge & Center ড্রপ ডাউন হতে Merge & Center এ ক্লিক করি।

     ফলে সিলেক্টকৃত সেল গুলো একই সেলে পরিনত হবে।