Excell Fundamental (Excel windows environment, Work Sheet, Workbook ETC)

 স্প্রেডশিট (Spreadsheet)

Spread এর অর্থ ছড়ানো এবং Sheet এর অর্থ পাতা। Spread Sheet শব্দটির অভিধানিক অর্থ হলো ছড়ানো পাতা। গ্রাফ কাগজের ন্যায় আনুভূমিক এবং উলম্বভাবে অনেকগুলো টানা টানা দাগের সমন্বয়ে গঠিত। টানা দাগগুলো আয়তাকার ছোট ছোট ঘর তৈরি করে, ঘরগুলোকে সেল (Cell) বলা হয়। এরূপ হাজার হাজার সেল নিয়ে স্প্রেডশিট গঠিত। টানা টানা দাগগুলোর ফলে আড়াআডি এবং উলম্বভাবে লম্বা লম্বা কিছু ঘর তৈরি হয়। আড়াআড়ি লম্বা ঘর গুলোকে সারি (Row) এবং উলম্বভাবে লম্বা ঘর গুলোকে কলাম (Column) বলা হয়।

রো এবং কলাম এর সমন্বয়ে গঠিত উপাত্ত বা ডাটা সুন্দর ব্যবস্থাপনার মাধ্যমে সহজে হিসাব – নিকাশের জন্য ব্যবহৃত প্যাকেজ প্রোগ্রামকে স্প্রেডশিট বিশ্লেষণ প্যাকেজ প্রোগ্রাম বা স্প্রেডশিট বিশ্লেষণ সফটওয়্যার বলে। মাইক্রো বা পার্সোনাল কম্পিউটারের জন্য প্রথম স্প্রেডশিট প্রোগ্রাম তৈরি করেন ‘রবার্ট ফ্রাংকস্টোন (Robert Frank Stone)’১৯৭৮ সালে। তার স্প্রেডশিট প্রোগ্রামের নাম ছিল ভিসিক্যাল্ক (Visicale) যা অ্যাপল ২ (Apple - II) কম্পিউটারে ব্যবহৃত হয়। এরপর থেকে স্প্রেডশিট দ্রুত জনপ্রিয়তা লাভ করে। জনপ্রিয় স্প্রেডশিট প্যাকেজ প্রোগ্রামের মধ্যে অন্যতম হচ্ছে –

    Ø  মাইক্রোসফট এক্সেল (Microsoft Excel)

    Ø  লোটাস ১-২-৩ (Lotus 1-2-3)

    Ø  কোয়ারট্রো প্রো (Quarto pro) ইত্যাদি।

তবে বর্তমান বিশ্বে বিল গেটসের কোম্পানী Microsoft corporation হতে তৈরি Microsoft Office (MS Office) প্যাকেজ এর Microsoft Excel স্প্রেডশিট হিসেবে সবচেয়ে জনপ্রিয়। Microsoft office এর বিভিন্ন ভার্সন বাজারে আছে যেমন MS Office 07, MS Office 10, MS Office 14, MS Office 16, MS Office 19 ইত্যাদি।

স্প্রেডশিট ব্যবহারের ক্ষেত্র

    1.     দৈনন্দিন হিসাব নিকাশের কাজে স্প্রেডশিট ব্যবহার করা হয়।

    2.     ব্যাংকিং সিস্টেম পরিচালনার কাজে।

    3.     পরীক্ষার ফলাফল তৈরির কাজে।

    4.     তথ্যকে গ্রাফের মাধ্যমে উপস্থাপনার কাজে।

    5.     ডেটা সংরক্ষন ও ব্যবস্থাপনার কাজে।

    6.     ভবিষ্যত পরিকল্পনা প্রণয়নের কাজে। ইত্যাদি।

Work book Fundamental

এমএসওয়ার্ডে এক একটি ফাইলকে ডকুমেন্ট বলা হয়। সংক্ষিপ্ত আকারে ডকও (Doc) বলা হয়। অনুরূপভাবে এম এস এক্সেলের এক একটি ফাইলকে ওয়ার্কবুক (Work book) বলা হয়। যখনই এমএস এক্সেল প্রোগ্রাম রান করা হয় তখনই একটি খালি ওয়ার্কবুক নিয়ে রান হয়। ওয়ার্কবুকে একাধিক পেজ বা শিট থাকে এদের প্রত্যেকটি শিট কে ওয়ার্কশিট বলে। ওয়ার্কশিট মানেই হচ্ছে টেবিল আর টেবিল। ওয়ার্কশিট রো এবং কলামের সমন্বয়ে গঠিত। একাধিক রো এবং কলাম মিলে হয় টেবিল। টেবিলের চতুর্ভুজ আকৃতির প্রতিটি ছোট ছোট ঘরকে সেল বলা হয়।

Run MS Excel বা এমএস এক্সেল চালু করা।

এমএস এক্সেল প্রোগ্রাম এর সাহায্যে স্প্রেডশিট এর কাজ করতে চাইলে সবার প্রথমে এম এস অফিস প্যাকেজ প্রোগ্রামটি ইনস্টল করতে হবে। এককভাবে এমএস এক্সেল পাওয়া যায় না। কম্পিউটারের ইনস্টল কৃত প্রোগ্রাম রান করার পদ্ধতি ‘কম্পিউটার অপারেটিং এবং ফাইল ম্যানেজিং’ অধ্যায় থেকে শিখে আসছি। প্রোগ্রাম রান করার সবচেয়ে সহজ পদ্ধতি হচ্ছে সার্চ বক্সের সাহায্যে রান করা। এজন্য –

    Ø  ডেস্কটপের নিচে টাস্কবারের বাম কর্ণারে স্টার্ট আইকনের পাশে সার্চ বক্সে ক্লিক।

    Ø  টাইপ ms excel ফলে এমএস এক্সেল সাজেশন্স আকারে প্রদর্শিত হবে।

    Ø  প্রদর্শিত এমএস এক্সেল এ ক্লিক করলেই প্রোগ্রাম রান হবে,
(এমএসএক্সেল ২০০৭ অথবা ২০১০ হলে সরাসরি ওয়ার্কবুক চালু হবে।

    Ø  পরবর্তী ভার্সন হলে অনেকগুলো ট্যামপ্লেট হতে Blank workbook এ ক্লিক করতে হবে। ফলে এমএস এক্সেল এর প্রোগ্রাম রান হবে।

মাইক্রোসফট এক্সেল এ Save (সংরক্ষণ), Save as (পুনরায় সংরক্ষণ), Open, Close ইত্যাদি কাজ গুলো এম.এস. ওয়ার্ড এর মতোই। তাই এখানে নতুন করে আলোচনা করা হলো না।

Excel windows environment

এমএস এক্সেলের ইউন্ডোজ এবং এমএস ওয়ার্ডের ইউন্ডোজ প্রায় একই রকম। এক্সেল চালু করে লক্ষ্য করুন রিবন, ট্যাব, গ্রুপ, ইত্যাদি একই রকম। এমএস ওয়ার্ডের সাথে মিল আছে এরকম পয়েন্ট গুলো আলোচনা করা হলো না।

এক্সেল বলতেই সাধারনত টেবিল বলা যায়। এক্সেল ওপেন হলে টেবিল আকারে ওপেন হবে। টেবিলো একাধিক কলাম এবং রো থাকবে। কলাম গুলো ইংরেজি বর্ণমালা যেমন A,B,C,. . . . . . . . . ..  ইত্যাদি দিয়ে চিহ্নিত করা থাকে। রিবনের ঠিক নিচে ইংরেজি বর্ণমালা গুলো অবস্থান করে। প্রতিটি বর্ণমালা এক একটি কলাম এর প্রতিনিধিত্ব করে। চিত্রে লম্বালম্বি ভাবে C কলাম ইন্ডিকেট করে দেখানো হয়েছে।

এবং রো গুলো গানিতিক সংখ্যা যেমন1,2,3 . . . . .101, 102 . . . . . ..  ইত্যাদি দিয়ে চিহ্নিত করা থাকে। এক্সেল এর বাম পাশে ১,২,৩ ইত্যাদি সংখ্যা উল্লেখ  আছে। প্রতিটি সংখ্যা এক একটি রো কে চিহ্তি করে। চিত্রে ৩ নং রো চিহ্তি করা হয়েছে।

 সেল এড্রেস বা একটিভ সেল বা নেম (Name) বক্সঃ 

এক্সেল উইন্ডোজ এর উপরে বাম পাশে রিবনের ঠিক নিচে চতুর্ভুজ আকৃতির ছোট একটা ঘর য়েখানে ইংরেজি বর্ণমালা এবং নাম্বার দেওয়া থাকে তাকে সেল এড্রেস বা একটিভ সেল বলে। ইনসার্সন পয়েন্ট বা কার্সরটি যে সেলে একটিভ থাকে সেল এড্রেস এ তা দেখা যায়। চিত্রে C1 এর অর্থ – কার্সরটি C কলাম এর 1 নাম্বার  রো তে একটিভ আছে।

ফরমূলা বারঃ

সেল এড্রেস বারের ঠিক বাম পাশে এবং রিবন এর নিচে লম্বালম্বি ফাঁকা একটা বার দেখা যায়, এই বারকে ফরমূলা বার বলা হয়। একটিভ সেলে কোন ডাটা প্রবেশ করানো আছে অথবা কোন ডাটা প্রবেশ বা এন্ট্রি করা হচ্ছে ফরমূলা বারে তা দেখা যায়।

ওয়ার্ক শিট Worksheet

 ওয়ার্ক অর্থ কাজ। শীট অর্থ পাতা। অর্থ্যাৎ কাজের জন্য পাতা। মাইক্রোসফট ওয়ার্ডের ফাইলে এক বা একাধিক পেজ থাকে। অনুরূপভাবে এক্সেলে এক বা একাধিক শিট থাকে। একাধিক শিটের যে শিটে বর্তমানে কাজ করা হয় তাকে ওয়ার্ক শিট বলা হয়। ডিফল্ট অবস্থায় এক্সেল এ  মোট তিনটি শিট থাকে। প্রত্যেকটি শিট Sheet1, Sheet2, ইত্যাদি ভাবে চিহ্নিত করা থাকে। তবে ইচ্ছেমতো শিটের নাম পরিবর্তন করা যায়। মাউসের সাহায্যে ক্লিক করে এক শিট হতে অন্য শিটে গমনাগমন করা যায়। এক্সেল ওপেন করা অবস্থায় এক্সেল ফাইলের নিচে বাম পাশে কর্ণারে শিট গুলো দেখা যাবে।

ওয়ার্ক বুক Work Book

 এম.এম ওয়ার্ডে প্রতিটি ফাইলকে বলা হয় ডকুমেন্ট। এক্সেলে এক বা একাধিক শিটের সমন্বয়ে সেভ বা সংরক্ষিত ফাইলকে বলা হয় ওয়ার্ক বুক। এক্সেলের প্রতিটি ফাইল এক একটি ওয়ার্কবুক।