Table (DataSheet View, Design View, Data Type, Data Entry in table)

এক্সেসে মোট দুই প্রকার টেবিল ভিউ পাওয়া যায়। যথা-

০১. DataSheet View:

টেবিলের মধ্যে ডাটা প্রবেশ করানোর সময় ডাটাশিট ভিউ ওপেন করতে হয়। ডাটাশিট ভিউতে টেবিলে ডাটা প্রবেশ করার অনুমতি প্রদান করে। ডাটা ইডিট বা ডিলিট করার অনুমতি প্রদান করে। কিন্তু ডেটাবেজ বা টেবিলের স্ট্রাকচার পরিবর্তন করার অনুমতি প্রদান করে না। সাধারনত ডাটা প্রবেশ করানোর জন্য ডাটাশিট ভিউ ওপেন করা হয়।

০২. Design View:

ডাটাবেজ তৈরি করার পর টেবিলের গঠন বা স্ট্রাকচার ঠিক করার জন্য ডিজাইন ভিউ তে কাজ করতে হয়। ডিজাইন ভিউ তে টেবিল তৈরি করা এবং পরিবর্তন করা যায়। টেবিলের ফিল্ড গুলো ইচ্ছামতে পরিবর্তন করা যায়। ডিজাইন ভিউতে টেবিল ফিল্ডের মধ্যে বিভিন্ন রুলস প্রয়োগ করা যায়। এক কথায় বলতে গেলে টেবিল ডিজাইন করার জন্য ডিজাইন ভিউ একটিভ করতে হয়।

আলোচনা থেকে স্পষ্ট যে, টেবিল স্ট্রাকচার ঠিক করার জন্য Design View একটিভ করতে হবে। এজন্য-

Ø Go to Home tab or Table Fields tab. রিবনের বাম পাশে View গ্রুপ এর View আইকনের ড্রপ ডাউনে ক্লিক।

Ø ক্লিক Design View. ফলে টেবিলের নাম দেওয়ার জন্য পপ আপ ম্যানু আসবে।

Ø টেবিলের নাম Student Admission টাইপ করি। ক্লিক OK. ফলে ডাটাবেজের ইন্টারফেস পরিবর্তন হবে। বাম পাশে নেভিগেশন প্যানে Student Admission টেবিল নামটি দেখা যাবে।

Ø কাঙ্খিত টেবিলের ফিল্ড গুলো কি কি আছে তা একবার রিমাইন্ড করি। SI No, Name, Address, Mobile ইত্যাদি । কাঙ্খিত  টেবিলের প্রথম ফিল্ড ID যা অটো তৈরি হয়ে আছে। এরপরের ফিল্ড Si No তৈরি করতে হবে।

Ø এবার ID এর ঠিক নিচের Row এর Field Name অংশে ক্লিক করি। টাইপ করি Si No.

Ø এরপর একই রো এর ডান পাশে Data Type অংশে ক্লিক করি, তারপর ড্রপ ডাউন এ্যারো তে ক্লিক করি। ফলে লম্বা তালিকা দেখা যাবে। তালিকার প্রত্যেকটাকে ডাটা টাইপ বলা হয়। টেবিল ডিজাইন করার সময় অবশ্যই ডাটা টাইপ জানতে হবে।

Ø আপাতত টেবিল ডিজাইন স্থগিত রাখি এবং নিচের ডাটা টাইপ অংশ থেকে ডাটা টাইপ শিখে আসি।

-       - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - -

Ø ডাটা টাইপ শিখে আবার টেবিল ডিজাইন শুরু করি। Si No ফিল্ডের জন্য ডাটা টাইপ হবে Number. ‍ Si No রো এর ডান পাশে Data Type অংশে ক্লিক করি, তারপর ড্রপ ডাউন এ্যারো তে ক্লিক করি। লিস্ট হতে Number সিলেক্ট করি।

Ø Si No এর ঠিক নিচের Row এর Field Name অংশে ক্লিক করি। টাইপ করি Name. Name ফিল্ডের জন্য ডাটা টাইপ হবে Text. Name রো এর ডানপাশে Data Type অংশে ক্লিক করি, তারপর ড্রপ ডাউন এ্যারো তে ক্লিক করি। লিস্ট হতে Short Text সিলেক্ট করি।

Ø Address ফিল্ডের জন্য ডাটা টাইপ হবে টেক্স (Text). অনুরুপ ভাবে Address ফিল্ড তৈরি করি।

Ø Mobile ফিল্ডের ডাটা টাইপ Number, Freedom Fighter ফিল্ডের ডাটা টাইপ Yes/no, Fee ফিল্ডের ডাটা টাইপ Currency, Date of Birth ফিল্ডের ডাটা টাইপ Date/Time, Recommended ফিল্ডের ডাটা টাইপ Long Text. প্রত্যেকটি ফিল্ড তৈরি করি। টেবিল ডিজাইন করা শেষ।

Ø এবার ডিজাইন ভিউ হতে ডাটাশিট ভিউতে যাইতে হবে। Go to Home tab or Table Fields tab. রিবনের বাম পাশে View গ্রুপ এর View আইকনের ড্রপ ডাউনে ক্লিক।

Ø ক্লিক DataSheet View. টেবিলটি সেভ করার বার্তা আসবে। ক্লিক Yes. ফলে টেবিলটি নরমাল টেবিলের মতো Show করবে। এখন ইচ্ছা করলেই টেবিলের মধ্যে ডাটা Entry করা যাবে।

ডাটা টাইপ

ডাটা টাইপ দ্বারা ডাটাবেজের টেবিলের ফিল্ডের মধ্যে কোন ধরনের ডাটা প্রবেশ করানো যাবে তা নির্ধারন করা হয়। যেমন Si No ফিল্ডের মধ্যে শুধু মাত্র নাম্বার টাইপ ডাটা লাগবে। অনুরুপ ভাবে ফি (Fee) ফিল্ডের মধ্যে মুদ্রা অর্থ্যাৎ কারেন্সী টাইপ ডাটা লাগে। এতে ডাটা কুয়েরী, ডাটা ফিল্ডের মধ্যে সূত্র প্রয়োগ ইত্যাদি কাজ গুলো সহজে করা যায়। ডাটাবেজ ম্যানেজ করতে সহজ হয়। বিভিন্ন প্রকার ডেটা টাইপ নিম্নে দেওয়া হলো।

Text (টেক্স)/ ক্যারেক্টার:

টেক্সট টাইপ ফিল্ডে অক্ষর, সংখ্যা, বর্ণ ইত্যাদি ব্যবহার করা যায়। অর্থ্যাৎ প্রায় সবকিছু ব্যবহার করা যায়। যেমন- Name, Father Name, ID No, ইত্যাদি। তবে টেক্সস ফিল্ডে গানিতিক সূত্র প্রয়োগ করা যায়না। এক্সেস এর নতুন ভার্সনে Short Text এবং Long Text একই। Short Text সর্বোচ্চ ২৫৫ ক্যারেক্টার লেখা যায়। Long Text ৬৪,০০০ এর বেশী ক্যারেক্টার লেখা যায়। যদি কোন ফিল্ডে অনেক বেশী শব্দ প্রবেশ করানোর দরকার হয় সেক্ষেত্রে ডাটা টাইপ Long Text দিতে হবে।

Number:

সংখ্যা ভিত্তিক ডেটার ক্ষেত্রে এ ডেটাটাইপ ব্যবহার করা হয়। এ ফিল্ডে পূর্ণ সংখ্যা এবং ভগ্নাংশ দুটোই ব্যবহার করা যায়। যেমন- Mobile Number, ID No, Marks, GPA ইত্যাদি। এক্সেস এর নতুন ভার্সনে Number এবং Large Number নামে দুই ধরনের ডাটা টাইপ পাওয়া যায়।  Large Number data type অনেক বড় নাম্বারের ক্ষেত্রে ব্যবহার করা হয়।

Date/Time:

সময় ও তারিখ জাতীয় ডেটার ক্ষেত্রে এ ডেটা টাইপ ব্যবহার করা হয়। যেমন- Date of Birth, Joining Date, Admission Date ইত্যাদি। Date/Time এবং Date/Time Extended দুটোই একই। Date/Time Extended এর ক্ষেত্রে বড় পরিসতে দেখায় এবং অতি সুক্ষ্ম ভাবে যেমন ভগ্নাংশ আকারেকাজ করতে পারে।

Currency:

মুদ্রা ও টাকা জাতীয় ডেটার ক্ষেত্রে এ ডেটা টাইপ ব্যবহার করা হয়। যেমন- Fee, Salary, Service Charge ইত্যাদি।

AutoNumber:

AutoNumber মূলত Number ফিল্ড। AutoNumber ডাটাটাইপ সাধারনত সিরিজ বা ধারাবাহিক ডেটার ক্ষেত্রে ব্যবহার করা হয়। AutoNumber ফিল্ডের ডাটা অটোমেটিক ইনসার্ট হয়ে যাবে। যেমন Si No.

Yes/No (যুক্তিমূলক):

যুক্তি নির্ভর ফিল্ডের ডাটা টাইপ প্রকাশ করার জন্য এ ডাটা টাইপ ব্যবহার করা হয়। সত্য/মিথ্যা (True/False), অন/অফ (On/Off), হ্যা/না (Yes/No). যেমন- Freedom Fighter, Married-Unmarried.

OLE Object:

OLE এর পূর্ণরূপ Object Linking and Embedding। যে সমস্ত তথ্য ডেটাবেজের নয়, অন্য প্রোগ্রামের সাহায্যে তৈরি যেমন ওয়ার্ড ফাইল, ইমেজ, পিডিএফ ইত্যাদি সংযোজনের জন্য এ ডাটা টাইপ ব্যবহার করা হয়।

Hyperlink:

ডেটাবেজের সাথে ওয়েব পেইজের ফাইল লিংক করার জন্য এ ধরনের ডাটা টাইপ ব্যবহার করা হয়। সাধারনত এ ফিল্ডের ডাটা আন্ডারলাইন করা থাকে।

Lookup Wizard:

এ জাতীয় ফিল্ডের ডেটা ইনপুট করতে হয় না। লিস্ট হতে পছন্দ করে মাউসের সাহায়্যে ক্লিক করতে হয়। যেমন- Choice District, Choice Board, ইত্যাদি। তবে লিস্ট তৈরি করতে হয়।

Attachment:

অন্য যেকোন ফাইল সংযুক্তি করার জন্য এ ধরনের ডাটা টাইপ ব্যবহার করা হয়।

Calculated:

অন্য টেবিলের ডাটা ক্যালকুলেট করার জন্য এ ধরনের ডেটা ফিল্ড ব্যবহার করা হয়।

ডেটা টাইপ শিখলাম। এবার আবার পূর্বের কাজে ফিরে যাই, যেখানে আমরা টেবিল ডিজাইন করতেছিলাম। 

Data Entry in a Table (DataSheet View):

সাধারনত টেবিল স্ট্রাকচার ঠিক করার জন্য ডিজাইন ভিউ কিন্তু ডাটা Entry করার জন্য ডাটাশিট ভিউ। ইতিমধ্যে তৈরি করা Girls School ডাটাবেজ ফাইলটি ওপেন করি। Navigation Pan থেকে Student Admission টেবিলের উপর ডাবল ক্লিক করি, ফলে টেবিলটির ডাটাশিট ভিউ ওপেন হবে।

Ø ID ফিল্ডের ঠিক নিচে New লেখা দেখা যাচ্ছে। এখানে কোন ডাটা প্রবেশ করানো যাবে না, কারন এই ফিল্ডের ডাটা টাইপ AutoNumber.

Ø কীবোর্ড হতে tab প্রেস করি অথবা মাউসের সাহায্যে Si No ফিল্ডের নিচে ক্লিক করি এবং টাইপ করি 01, সঙ্গে সঙ্গে নিচে নতুন একটা ফাঁকা রো তৈরি হবে।

Ø আবার Tab প্রেস করি এবং টাইপ করি Md. Salam. অনুরুপ ভাবে Address টাইপ করি, মোবাইল নাম্বার টাইপ করি। যদি সালামের মুক্তিযোদ্ধার কোটা থাকে তাহলে চেক বক্সে মাউসের সাহায্যে চেক অন করে দিবো। Fee এর নিচে সালামের ভর্তি ফি টাইপ করি 1000.

Ø Date of Birth কীবোর্ড দিয়ে 12.09.1998 টাইপ করতে পারি। অথবা Date of Birth এর ঘরে কার্সর যাওয়ার সঙ্গে সঙ্গে পাশে ক্যালেন্ডার আইকন আসবে। ক্যালেন্ডার আইকনের ক্লিক করার সাহায্যে Date of Birth প্রবেশ করাতে পারি।

Ø নিচের টেবিলের অনুরুপ ডাটা গুলো Entry করি।