এম.এস.এক্সেস রান বা চালু করা এবং নতুন ডেটাবেজ ফাইল তৈরি।

এম.এস.এক্সেস রান বা চালু করা:

এমএস এক্সেস প্রোগ্রাম এর সাহায্যে ডেটাবেজ এর কাজ করতে চাইলে সবার প্রথমে এম এস অফিস প্যাকেজ প্রোগ্রামটি ইনস্টল করতে হবে। এককভাবে এমএস এক্সেস (Access) পাওয়া যায় না। কম্পিউটারের ইনস্টল কৃত প্রোগ্রাম রান করার পদ্ধতি ‘কম্পিউটার অপারেটিং এবং ফাইল ম্যানেজিং’ অধ্যায় থেকে শিখে আসছি। প্রোগ্রাম রান করার সবচেয়ে সহজ পদ্ধতি হচ্ছে সার্চ বক্সের সাহায্যে রান করা। এজন্য –

Ø ডেস্কটপের নিচে টাস্কবারের বাম কর্ণারে স্টার্ট আইকনের পাশে সার্চ বক্সে ক্লিক।

Ø টাইপ ms Access ফলে এমএস এক্সেস সাজেশন্স আকারে প্রদর্শিত হবে।

Ø প্রদর্শিত এমএস এক্সেস এ ক্লিক করলেই প্রোগ্রাম রান হবে,

Ø Blank Database এ ক্লিক করতে হবে। ফলে এমএস এক্সেস এর প্রোগ্রাম রান হবে।

Ø File Name এর স্থলে ডেটাবেজের একটা নাম দিতে হবে।

Ø ডেটাবেজ ফাইলটি কোথায় সেভ হবে নিচে তা উল্লেখ থাকবে। লোকেশন চেন্জ করতে চাইলে পাশে অবস্থিত ফোল্ডার আইকনে ক্লিক করে লোকেশন পরিবর্তন করা যায়।

Ø নিচের Create আইকনে ক্লিক করলেই নতুন ডাটাবেজ ফাইল তৈরি হয়ে যাবে।

বি:দ্র: ডেটাবেজের ফাইল ক্লোজ, ওপেন, নতুন ডেটাবেজ তৈরি ইত্যাদি করার নিয়ম অফিস প্যকেজের অন্যান্য প্রোগ্রাম যেমন ওয়ার্ড এর মতো।

নতুন ডেটাবেজ ফাইল তৈরি:

নতুন ডেটাবেজ তৈরি করার শুরুতে কয়েকটি বিষয় ঠিক করতে হবে। যেমন-

Ø ডেটাবেজ ফাইলটির নাম।

Ø ডেটাবেজ ফাইলটি কম্পিউটারের কোথায় সেভ করা থাকবে।

Ø টেবিলের মধ্যে ফিল্ড গুলো কেমন হবে অর্থ্যাৎ টেবিল স্ট্রাকচার কেমন হবে। ডেটাবেজে টেবিল স্ট্রাকচার অনেক বেশী গুরুত্বপূর্ণ।

ধরা যাক ডেটাবেজ ফাইলটি ডেস্কটপে সংরক্ষণ করবো, ফাইলটির নাম Girls School এবং টেবিল নাম হবে Student Admission ও টেবিলের ফিল্ড গুলো হবে চিত্রের মতো।

নতুন ডেটাবেজ ফাইল তৈরি করার জন্য এক্সেস প্রোগ্রাম বন্ধ করে নতুন করে চালু করতে পারি অথবা এক্সেস প্রোগ্রাম চালু থাকা অবস্থায় –

Ø Go to File ট্যাব। ক্লিক New অথবা প্রেস কীবোর্ড শর্টকার্ট Ctrl+N ক্লিক Blank Database ফলে নতুন ম্যানু আসবে।

Ø ফাইল নামের জায়গায় টাইপ করি Girls School।

Ø ফোল্ডার আইকনে ক্লিক করে লোকেশন ব্রাউজ করে ডেস্কটপ সিলেক্ট করি।

Ø Create আইকনে ক্লিক। ফলে নতুন ডেটাবেজ ফাইল তৈরি হয়ে যাবে।

Ø এরপর টেবিল তৈরি বা রেডি করতে হবে। যা একটু পরে শিখবো।  

এম.এস. ওয়ার্ড সাধারনত এক বা একাধিক পেজ নিয়ে কাজ করে। অনুরূপভাবে এক্সেল এক বা একাধিক শিট (Sheet) নিয়ে কাজ করে, পাওয়ার পয়েন্ট এ স্লাইড থাকে। ইতিমধ্যে আমরা জেনে আসছি এম. এস. এক্সেস ডেটাবেজ ম্যানেজমেন্ট সিস্টেম সফটওয়্যার। ডেটাবেজ মানে এক বা একাধিক টেবিল। টেবিল স্ট্রাকচার তৈরি করাই মূলত এক্সেস এর কাজ। যেহেতু এক্সেস এর সাধারনত প্রাইমারী উপাদান টেবিল, এক্সেস রান করার সঙ্গে সঙ্গে টেবিল নিয়ে রান হয়। বাম পাশে লক্ষ্য করুন Table1 নামে একটি টেবিল অটো তৈরি হয়ে গেছে। এক্সেস এ বামপাশের এ অংশকে Navigation Pane বলা হয়। এখানে ডেটাবেজে ফাইলের সব কিছু সামারী আকারে থাকে। যেমন- টেবিল, ফর্ম, কুয়েরী, রিপোর্ট ইত্যাদি অবজেক্ট গুলো একসাথে অবস্থান করে।