MS Word File Save, File Close, File Open, Create New File.

MS Word ফাইল সেভ (Save) করার নিয়ম -

এমএস ওয়ার্ড বাই ডিফল্ড ফাঁকা পেজ নিয়ে ওপেন হয়। এমএস ওয়ার্ড ওপেন করার পর কীবোর্ডের সাহায্যে টাইপ শুরু করা মাত্রই ডাটা প্রবেশ (Entry) শুরু হয়ে যাবে। ধরুন জীবন বৃত্তান্তের একট ডকুমেন্ট তৈরি করলাম। এই ডকুমেন্ট পরে যেকোন সময় কাজে লাগতে পারে। পরবর্তীতে ব্যবহারের জন্য উক্ত ফাইলটি অবশ্যই সংরক্ষন (Save) করতে হবে। কম্পিউটারে সাধারনত একাধিক ড্রাইভ (ডিস্ক পার্টিশন) থাকে, অনেক ফোল্ডার এবং অনেক অনেক ফাইল  থাকে। আমার ফাইলকে সব ফাইল থেকে সতন্ত্র বা Save করার জন্য বিবেচ্য বিষয় –

    Ø কম্পিউটারের কোন ড্রাইভে (লোকেশনে) ফাইলটি সেভ করবো, তা ঠিক করতে হবে। যেমন D ড্রাইভে।

    Ø সবশেষ ফাইলের নাম কি হবে। তাও ঠিক করতে হবে।

ধরা যাক ফাইলটি ডেস্কটপে (ডেস্কটপ C ড্রাইভের অন্তর্ভুক্ত) BioData নামে সেভ করবো। এ জন্য –

    Ø ক্লিক অফিস বাটন (নতুন ভার্সনে File), Go to save and click. অথবা কীবোর্ডে Ctrl+S প্রেস (Ctrl চেপে ধরে S প্রেস)।

    Ø বামদিকের অপশন গুলো থেকে Browse ক্লিক করুন। Save As ডায়ালগ বক্স প্রদর্শিত হবে।

    Ø ফাইলটি যে ড্রাইভ সংরক্ষন (Save) করতে চাই সেই ড্রাইভ সিলেক্ট করি। এখানে ডেস্কটপ সিলেক্ট করবো। ফলে ডেস্কটপের ফাইল ফোল্ডার সমূহ ডানদিকে প্রদর্শিত হবে (যদি থাকে)। (যদি ডেস্কটপের কোন ফোল্ডারের ভিতরে সেভ করতে চাই তাহলে উক্ত ফোল্ডার সিলেক্ট করে ওপেন করতে হবে)।

    Ø ডায়ালগ বক্সের নিচের দিক File Name বক্সে ক্লিক করে ফাইল নামটি টাইপ করতে হবে। (এখানে আমরা টাইপ করবো BioData)

    Ø ক্লিক Save. ফলে ফাইলটি BioData নামে Desktop এ সেভ হবে। সব প্রোগ্রাম মিনিমাইজ করে ডেস্কটপে বায়োডাটা ফাইলটি আছে কিনা দেখে নিতে পারি।

    Ø একই ডকুমেন্টে বারবার সেভ করার জন্য নতুন করে ফাইল নাম এবং লোকেশন দেওয়ার দরকার নাই।  

MS Word ফাইল বন্ধ (Close) করার নিয়ম-

ওয়ার্ড ডকুমেন্ট কাজ শেষ হলে তা বন্ধ করতে হবে। বন্ধ করার জন্য সবার উপরে ডানপাশে × চিহ্নে ক্লিক করতে হবে। যদি সর্বশেষ সেভ করার পর ডকুমেন্টের মধ্যে কোন পরিবর্তন করেন তাহলে ‍Save/Yes, Don`t Save/No, Cancel কমান্ড বিশিষ্ট ম্যসেজ বক্স প্রদর্শিত হবে।

    01.  Save/Yes বাটনে এ ক্লিক করলে – পূর্বে সেভ করা লোকেশনে পরবর্তী পরিবর্তন গুলো সেভ হয়ে ডকুমেন্ট বন্ধ হবে। অন্য ডকুমেন্ট রান থাকলে কার্সর ঐ ডকুমেন্টে মুভ করবে, অন্যথায় এমএস ওয়ার্ড বন্ধ হয়ে যাবে।

        02.  Don`t Save/No এ ক্লিক করলে সর্বশেষ সেভ করার পর পরবর্তী পরিবর্তনগুলো Save না করেই ডকুমেন্টটি বন্ধ হবে।

        03. Cancel- এ ক্লিক করলে কার্সর ডকুমেন্টে ফিরে আসবে। অর্থাৎ ফাইলটি বন্ধ হবে না।

MS Word ফাইল ওপেন (Open) করার নিয়ম -

পূর্বের সংরক্ষিত ফাইল যেকোন কারনে নতুন করে ওপেন করার প্রয়োজন হতে পারে। সংরক্ষিত ফাইল ওপেন করার জন্য বিবেচ্য বিষয়-

    Ø কম্পিউটারের কোন ড্রাইভে (লোকেশনে) ফাইলটি সেভ করা আছে।

    Ø এবং সংরক্ষিত ফাইল যাকে ওপেন করতে চাই সে ফাইলের নাম কি।

ধরা যাক ডেস্কটপের (ডেস্কটপ সে ড্রাইভের অন্তর্ভুক্ত) BioData নামক ফাইলটি ওপেন করতে চাই । এ জন্য দুটো পদ্ধতি আছে –

01. যে ড্রাইভের যে ফোল্ডারে ফাইলটি সেভ করা আছে সরাসরি ঐ লোকেশনে গিয়ে মাউসের সাহায্যে ডাবল ক্লিক করলেই সংশ্লিষ্ট ফাইলটি এমএস ওয়ার্ডে ওপেন হয়ে যাবে। এখানে ডেস্কটপ গিয়ে Biodata ফাইলের উপর মাউসের ডাবল ক্লিক করলে ফাইলটি ওপেন হয়ে যাবে।  (এ ক্ষেত্রে যেকোন ফাইল ফাইলটির এক্সটেনশন (ফাইল টাইপ) অনুয়াযী নির্দিষ্ট প্রোগ্রামে ওপেন হয়।)

02. প্রথমে এমএস ওয়ার্ড প্রোগ্রাম ওপেন। তারপর যা করতে হবে-

Ø অফিস বাটনে (নতুন ভার্সনে File) ক্লিক, Open অপশনে ক্লিক। অথবা কীবোর্ডে Ctrl+O প্রেস (Ctrl চেপে ধরে O প্রেস)।

Ø (ডানদিকে সাম্প্রতিক ব্যবহৃত ফাইলগুলো সাজেশন্স আকারে দেখাবে। কাঙ্খিত ফাইলটি ডানদিকে থাকলে এখান খেকে ক্লিক করে ওপেন করা যাবে।) বামদিকের অপশনগুলো থেকে Browse অপশনে ক্লিক। ফলে ওপেন ডায়ালগ বক্স প্রদর্শিত হবে।

Ø আমার কাঙ্খিত ফাইলটি যে ড্রাইভে আছে সে ড্রাইভে ক্লিক। এখানে ডেস্কটপে ক্লিক। ফলে ডেস্কটপের অন্যান্য ফাইল ফোল্ডার প্রদর্শিত হবে (যদি থাকে)। BioData ফাইলটি দেখা যাবে।

Ø BioData ফাইলটি সিলেক্ট। নিচে Open কমান্ড ক্লিক। ফলে BioData ফাইলটি Open হবে।

MS Word এ Save এবং Save As এর পার্থক্য 

ধরা যাক বন্ধু আজাদ তার বায়োডাটা আমার কম্পিউটারে ‘Azad Biodata’ নামে তৈরি করে সংরক্ষন করেছেন। তার বায়োডাটার ফরম্যাট ব্যবহার করে অর্থাৎ তার ফাইলটি ব্যবহার করে আমার একটি বায়োডাটা তৈরি করতে চাই। যদি ‘Azad Biodata’ ফাইলটি ওপেন করে তার তথ্যের জায়গায় আমার তথ্য এডিট করে সেভ করি। ‘Azad Biodata’ ফাইলটির তথ্য গুলো আর আজাদের থাকবে না। কিন্তু ঐ ফাইলটিতো আজাদের। আসলে দরকার হচ্ছে ‘Azad Biodata’ ফাইলের তথ্যগুলো যেমন ছিল তেমনী থাকবে। ঐ ফাইল থেকে ‘আমার নামে আর একটি ফাইল তৈরি হবে, যেখানে সব তথ্য হবে আমার। এক্ষেত্রে Save As এর কাজ।

Excerise File’ ফোল্ডার এর ‘Word’ ফোল্ডার হতে Azad Biodata ফাইলটি ওপেন করি। এটি বায়োডাটার ফরম্যাট এবং সব তথ্যগুলো আজাদ সাহেবের। নাম, ঠিকানা, শিক্ষাগত যোগ্যতা ইত্যাদি পরিবর্তন করে সেভ করলে সব পরিবর্তন গুলো Azad Biodata ফাইলে সেভ হবে। ফলে আজাদের তথ্য গুলো নষ্ট হয়ে যাবে। Azad Biodata ফাইলের তথ্যগুলো ঠিক থাকবে এবং ঐ ফাইল ব্যবহার করে আমার বায়োডাটা তৈরি করবো। এসব ক্ষেত্রে Save as এর কাজ। কাজ করার শুরুতে Save as করে নিতে হবে। ধরা যাক Azad Biodata ফাইলটির ফরম্যট ব্যবহার করে আপনার বায়োডাটা তৈরি করবেন। Save as করার জন্য –

    Ø অফিস বাটন (File) এ ক্লিক। Save as এ ক্লিক। ফলে সেভ করার ডায়লগ বক্স দেখা যাবে। বাকী সব কাজ সেভ এর মতো।

    Ø Browse এ ক্লিক করে লোকেশন ডেস্কটপ এবং ফাইল নাম Najmun Biodata দিয়ে দিই।

এর ফলে Azad Biodata ফাইলটি হুবহু Najmun Biodata নামে ডেস্কটপে সেভ হবে। এখন আজাদ সাহেবের সব তথ্যগুলো ইডিট করে Najmun মানে আপনার করে দেন। Ctrl +S দিয়ে অথবা অন্য ভাবে সেভ করেন। আজাদের ফাইলের তথ্যের কোন ধরনের সমস্যা হবে না।

কোন ফাইল এডিট করে সেভ করলে পরিবর্তনগুলো একই ফাইলে সেভ হবে। Save As করে সেভ করলে পরিবর্তনগুলো নতুন ফাইলে সেভ হবে। Save As এর সংঙ্গা হলো-  পূর্বের সেভকৃত ফাইল ওপেন করে ভিন্ন নামে ভিন্ন বা একই লোকেশনে সেভ করাকে সেভ এস বলে।

MS Word নতুন ফাইল তৈরি (Create New Document) করার নিয়ম (ভার্সন ২০১৬) -

ধরা যাক এমএস ওয়ার্ড এর সাহায্যে বায়োডাটা তৈরি শেষ করলাম। এবার কভার লেটার বা আবেদন পত্র তৈরি করতে হবে। একই ফাইলের নতুন পেজে এ করতে পারি, কিন্তু যদি নতুন ফাইলে বা ডকুমেন্টে করতে চাই তাহলে নতুন ফাইল তৈরি করতে হবে। এজন্য –

    Ø অফিস বাটন বা File ট্যাব এ ক্লিক।

    Ø New এ ক্লিক, ফলে ডানদিকে New অপশন গুলো প্রদর্শিত হবে।

    Ø ডানদিকে এমএস ওয়ার্ড এর অনেকগুলো টেমপ্লেট অপশন দেখা যাবে। নতুন ডকুমেন্ট এর জন্যয Blank Document এ ক্লিক। ফলে নতুন ডকুমেন্ট ওপেন হবে।