Mail Merge

Mail মানে বার্তা বা মেসেজ, Merge মানে একত্রিত করা। mail merge মানে মেসেজ বা বার্তাকে একত্রিত করা। অর্থ থেকে বুঝা যাচ্ছে অবশ্যই একাধিক বার্তা লাগবে। অর্থাৎ ওয়ার্ডের দুটি ফাইল লাগবে। এমএস ওয়ার্ডে ভিন্ন ফরম্যাটের দুইটি ফাইলকে এক ফাইলে পরিনত করা যায়। প্রথম ফাইলকে প্রাইমারী এবং দ্বিতীয় ফাইলকে সেকেন্ডারী ফাইল বলে।

সংঙ্গা: এমএসওয়ার্ডে মেইল মার্জ এমন একটি ফিচার যেখানে নির্দিষ্ট ফরম্যাটের দুটি ফাইল সমন্বয়ে একটি ফাইলে পরিনত করা যায়।

Company Metting ফাইলটি ওপেন করি এবং ফাইলটি লক্ষ্য করি। এটি একটি চিঠি। কোম্পানী একটি মিটিংয়ের আয়োজন করেছে। সুতরাং মিটিংয়ের চিঠিটি কোম্পানীতে কর্মরত সবাইকে প্রদান করতে হবে।

Staff ফাইলটি ওপেন করি। এই ফাইলটি কোম্পানীতে কর্মরত বিভিন্ন স্টাফ এর তালিকা। টেবিলের কলাম হেডিং গুলো হলো- Title, First Name, Secound Name, Department. এই ফাইলের সবার নামে চিঠি ইস্যু অর্থ্যাৎ প্রিন্ট করতে হবে।

ফাইল দুটি কম্পিউটার স্কিনের পাশাপাশি ওপেন করে রাখি, যাতে একসাথে দুটো ফাইল দেখা যায়। মিটিংয়ের চিঠিটি অফিসের স্টাফদের বিতরন করতে হবে। সেজন্য প্রথম (Company Metting) ফাইলের Hi - - - - এর পর দ্বিতীয়  (Staff) ফাইলের ১ নং ক্রমিকের নাম যেমন Mr Debasish Biswash এবং Marketing  বসিয়ে প্রিন্ট করতে হবে। এরপর Mr Debasish Biswash এবং Marketing মুছে ফেলে, দ্বিতীয় ফাইলের ২ নং ক্রমিকের নাম যেমন Mr Shariful Islam, Marketing বসিয়ে প্রিন্ট করতে হবে। এরপর Mr Soriful Islam, Marketing মুছে ফেলে, দ্বিতীয় ফাইলের ৩ নং ক্রমিকের নাম, ৪ নং ক্রমিকের নাম ইত্যাদি একটা করে পারিবর্তন করে প্রিন্ট করতে হবে। কিন্তু যা সময় সাপেক্ষ। মেইল মার্জ ফিচার ব্যবহার করে প্রাইমারী ফাইলের (Company Metting) সাথে সেকেন্ডারী ফাইল (Staff) মার্জ করা যাবে। যার ফলে প্রাপকের স্থানে (Hi এর পর) একটা করে নাম স্বয়ংক্রিয় ভাবে পরিবর্তন হবে এবং প্রিন্ট হবে।

ধরা যাক Company Metting ফাইলের সাথে Staff ফাইলের নাম তালিকা মার্জ করতে হবে। Staff ফাইলের কলাম হেডিং- Title, First Name, Secound Name, Department. হেডিং গুলো মনে রাখি। Title কলামের অধীন শুধু মাত্র Title যেমন Mr বা Miss থাকবে। Monir বা Islam লিখলে ভুল হবে। অনুরূপ ভাবে First Name কলামের নিচে যা থাকবে সব First Name হিসেবে থাকবে। অনুরূপভাবে Department কলামের অধীন শুধু মাত্র Department এর ডাটা গুলো থাকবে, কোন ভাবেই Debasish বা Monir বা Islam লেখা যাবে না।

কাজ করার সুবিধার্থে Company Metting এবং Staff ফাইল দুটি ক্লোজ করি। এবার Excerise Folder হতে ফাইল দুটি কপি করে desktop এ পেস্ট করি। পুনরায় Desktop থেকে Company Meeting ফাইলটি Open করি এবং Staff ফাইলটি Desktop আছে তা স্বরন রাখি। এবার Company Metting ফাইলের সাথে Staff ফাইলের মেইল মার্জ করার জন্য -

প্রথম ধাপ:

       Ø Go to Mailings Tab, Start Mail Merge Group হতে Start Mail Merge আইকনে ক্লিক। ফলে ড্রপ ডাউন লিস্ট প্রদর্শিত হবে।

    Ø ক্লিক Step-by-Step Mail Merge Wizard, ফলে ডান পাশে নতুন একটি নেভিগেশন পেন আসবে। Letters অপশনটি সিলেক্ট করা থাকবে, না থাকলে তা সিলেক্ট করি।

    Ø নেভিগেশন পেনের নিচে, Step 1 of 6 এর ঠিক নিচে Next: Starting document এ ক্লিক।

    Ø নেভিগেশন পেনে তিনটি অপশন আছে, অপশন গুলো মেইল মার্জের প্রধান ফাইল অর্থাৎ চিঠি ফাইল কোনটা ব্যবহার করবো তা নির্দেশ করবে।

o   Use the current document: এখন যে ফাইলে একটিভ আছি সে ফাইলটি ব্যবহৃত হবে। আমরা Company meeting ফাইলটিতে Mail Merge করতে চাই। যা বর্তমানে রান করা আছ।।

o o   Start from existing document: কম্পিউটারে আগে থেকেই তৈরি করা আছে এমন ফাইল ব্যবহৃত হবে।

o   Start from a template: এমএসওয়ার্ডে প্রায় প্রতিটি ভার্সনে চিঠি, বায়োডাটা, প্রতিবেদন ইত্যাদির জন্য কিছু ফরম্যাট সংরক্ষিত আছে। যাকে Template বলে। এক্ষেত্রে এসব সংরক্ষিত ফরম্যাট ফাইল বা টেমপ্লেট ব্যবহৃত হবে।

Use the current document অপশনটি সিলেক্ট করা থাকবে, না থাকলে সিলেক্ট করি। কারন আমরা বর্তমানে যে ফাইলটিতে আছি সেটাতে মার্জ করবো।

দ্বিতীয় ধাপ:

    Ø নেভিগেশন পেনের নিচে, Step 2 of 6 এর ঠিক নিচে Next: Select recipients এ ক্লিক। ফলে Select recipients অপশন প্রদর্শিত হবে। ডাটা (সেকেন্ডারী) ফাইলটি অর্থ্যাৎ যাদেরকে চিঠিটি পাঠা্বো তাদের লিস্ট কোথায় থেকে ব্যবহার করবো অপশন গুলো তা নির্দেশ করবে।

o   Use an existing list: ডাটা বা সেকেন্ডারী ফাইলটি আগে থেকে কম্পিউটারে সংরক্ষন করা আছে। অর্থ্যাৎ যাদেরকে চিঠিটা পাঠাবো তাদের নাম তালিকা তৈরি করা আছে।

o   Type a new list: যাদের কে চিঠিটা পাঠাবো তাদের নাম এখন তৈরি করতে হবে।

Select from Outlook contacts: আউটলুক মাইক্রোসফটের আর একটি প্রোগ্রাম যেখানে কন্টাকের জন্য নাম, মোবাইল, ইমেইল, ঠিকানা ইত্যাদি ম্যানেজ করা যায়।

    Ø Use an existing list অপশনটি সিলেক্ট করা থাকবে, না থাকলে সিলেক্ট করি। কারন আমরা ডেস্কটপের Staff নামে ফাইলটির লোকদের চিঠিটা পাঠাবো, যা কম্পিউটারে Exist অর্থ্যাৎ সেভ করা আছে। 

তৃতীয় ধাপ:

    Ø নেভিগেশন পেনের নিচে, Step 3 of 6 এর ঠিক নিচে Next: Writing your letter এ ক্লিক। ফলে ডাটা (সেকেন্ডারী) ফাইল Select করার জন্য আর একটি নতুন উইন্ডোজ আসবে। নেভিগেশন পেন থেকে ডেস্কটপ ক্লিক করবো।

    Ø ডেস্কটপ হতে Staff ফাইল সিলেক্ট, তারপর Open এ ক্লিক।  ফলে মেইল মার্জ রিসিপেন্ট এর আর একটি উইন্ডোজ প্রদর্শিত হবে। এখানে Staff ফাইলের সবার নাম দেখা যাবে। (টিক চিহ্ন আনচেক করলে তার নামে চিঠি প্রিন্ট হবে না।) Staff টেবিল ফাইলের কলাম হেডিং গুলো যেমন Title, FirstName, SecoundName ইত্যাদি দেখা যাবে।

    Ø এরপর OK ক্লিক।

    Ø নেভিগেশন পেনের নিচে, Step 3 of 6 এর ঠিক নিচে Next: Writing your letter এ ক্লিক।

চতুর্থ ধাপ:

    Ø মাউস কার্সরটি Company meeting এর নিচে এবং Hi এর পরে একটিভ করি। Mail Merge নেভিগেশন পেন হতে More item এ ক্লিক। এবার একটু চিন্তা করি Staff টেবিলে প্রতিটি কলামের শিরোনাম গুলো কি ছিল। Title, First Name, Second Name, Department.

     Ø Title সিলেক্ট, Insert ক্লিক। Close ক্লিক, কীবোর্ডে Space প্রেস।

    Ø আবার More item এ ক্লিক First Name সিলেক্ট, Insert ক্লিক। Close ক্লিক, কীবোর্ডে Space প্রেস।

    Ø আবার More item এ ক্লিক Second Name সিলেক্ট, Insert ক্লিক। Close ক্লিক, এবার কিন্তু কীবোর্ডে Space প্রেস করবো না। এবার কী বোর্ডে Enter প্রেস।

    Ø পুনরায় More item এ ক্লিক Department সিলেক্ট, Insert ক্লিক। Close ক্লিক। 

পঞ্চম ধাপ:

    Ø নেভিগেশন পেনের নিচে, Step 4 of 6 এর ঠিক নিচে Next: Preview your letter এ ক্লিক। রাইট এবং ল্যাপ্ট এ্যরো তো মাউসের সাহায্যে ক্লিক করলে রিসেপেন্ট পরিবর্তন হবে। Mail Merge এর Preview দেখা যাবে।

    Ø নেভিগেশন পেনের নিচে, Step 5 of 6 এর ঠিক নিচে Next: Complete the merge এ ক্লিক। Mail Merge কম্পিলিট।

    Ø ক্লিক প্রিন্ট, ক্লিক OK। ফলে Staff ফাইলের প্রতিজনের নামে একটা করে চিঠি প্রিন্ট হবে। যদি প্রিন্টার সেট করা থাকে।

o   সাধারনত প্রশিক্ষণ কেন্দ্রের কম্পিউটারে প্রিন্টার সেট করা থাকে না। মেইল মার্জ ফিচার কে আরো ক্লিয়ার করার জন্য উপরের ধাপ গুলোর সাথে নিচের ধাপ গুলো শেষ করতে পারি।

    Ø প্রিন্ট অপশন সহ নতুন ইউন্ডোজ বা ম্যানু দেখা যাবে। সবার উপরে Name এর ড্রপ ডাউন হতে Microsoft print to pdf সিলেক্ট।

    Ø OK ক্লিক, ফলে ফাইল সেভ করার অপশন আসবে। ফাইলটি Merge নামে ডেস্কটপে সেভ করি। যা pdf ফরম্যাটে সেভ হবে।

    Ø এবার ডেস্কটপ থেকে Merge ফাইলটি ওপেন করি এবং স্ক্রলিং করে প্রতিটি পেজে লক্ষ্য করি। দেখতে পাবো Company Metting ফাইলের সাথে Staff ফাইলের প্রতিটি নাম একটা একটা করে এড হয়ে গেছে।

মেইল মার্জ ফিচারে প্রথম (চিঠি) ফাইলটি নরমাল ভাবে তৈরি করতে হয়, তবে সেকেন্ডারী (কন্টাক) ফাইলটি তৈরি করার জন্য মোট তিনটি পদ্ধতি আছে।

1.    এমএসওয়ার্ড টেবিল ব্যবহার করে: যা আমরা শিখে আসলাম এবং এম.এস ওয়ার্ডে করাই ভালো।  

2.    CSV (Comma Separate Value)

MS Excel প্রোগ্রামের সাহায্যে।