Document preparing for printing.

এমএসওয়ার্ডে ডকুমেন্ট তৈরি করার পর ডকুমেন্ট গুলো নিজস্ব কম্পিউটার সংরক্ষন করতে হয়। বর্তমানে অনলাইন ভিত্তিক অনেক কোম্পানী অনলাইনের মেমরী স্পেস ভাড়া দেয়। তবে কিছু কোম্পানী অল্প পরিমান স্পেস যেমন Google Drive ১৫ জিবি, মাইক্রোসফটের One Drive ০৫ জিবি ফ্রি স্পেস দেয়। আপনি ইচ্ছা করলে অনলাইনে আপনার ডকুমেন্ট সংরক্ষন করতে পারেন। অনেক সময় ডকুমেন্ট প্রিন্ট করার প্রয়োজন পড়ে, প্রিন্ট করার পূর্বে ডকুমেন্টের কিছু সেটিং ঠিক করতে হয়। নিচে আলোচনা করা হলো-

Document Orientation

চিত্রটি লক্ষ্য করুন। একই লেখার দুইটা পেজে আছে। প্রথম পেজে ডকুমেন্টটি লম্বালম্বি ভাবে প্রিন্ট করা হয়েছে। দ্বিতীয় পেজে ডকুমেন্টটি আড়াআড়ি ভাবে প্রিন্ট করা হয়েছে।

Portrait:

যেখানে ডকুমেন্ট বা পেজের দৈর্ঘ্য প্রস্থের চেয়ে বেশী।

Landscape:

যেখানে ডকুমেন্ট বা পেজের প্রস্থ দৈর্ঘ্যের চেয়ে বেশী।

Document Orientation যদি Portrait হয় তাহলে পেজটি লম্বালম্বি প্রিন্ট হবে। Document Orientation যদি Landscape হয় তাহলে পেজটি আড়াআড়ি প্রিন্ট হবে।

Document Orientation ঠিক করার জন্য, Editing ফাইলটি ওপেন করি।

      Ø Go to Layout tab, Page Setup গ্রুপ হতে Orientation আইকনে ক্লিক। ফলে ড্রপ ডাউন ম্যানু আসবে।

       Ø পেজ কে লম্বালম্বি প্রিন্ট করার জন্য ড্রপ ডাউন ম্যানু হতে Portrait এ ক্লিক।

    Ø পেজ কে আড়াআড়ি প্রিন্ট করার জন্য ড্রপ ডাউন ম্যানু হতে Landscape এ ক্লিক।

Page Margins:

পেজ মার্জিন বিষয়টি আমরা সবাই বুঝি, জীবনের প্রায় সব পরীক্ষার উত্তরপত্রে মার্জিন ব্যবহার করি আসছি। পেজের বামে, ডানে, উপরে এবং নিচে কতটুকু অংশ ফাঁকা থাকবে তা ঠিক করাকে পেজ মার্জিন বলে। মার্জিন ঠিক করার জন্য, Editing ফাইলটি ওপেন করি।

    ØØ Go to Layout tab, Page Setup গ্রুপ হতে Margins আইকনে ক্লিক। ফলে ড্রপ ডাউন ম্যানু আসবে।।

    ØØ ড্রপ ডাউন ম্যানুতে মার্জিন এর অনেকগুলো অপশন পাওয়া যাবে। প্রতিটি  অপশন এর সাথে উপরে, নিচে, ডানে এবং বামে কত অংশ ফাঁকা থাকবে তা উল্লেখ থাকবে।

    Ø কাঙ্খিত মার্জিন অপশনে ক্লিক। এখানে Wide অপশনে ক্লিক। ফলে উল্লেখিত মার্জিন এপ্লাই হবে এবং পরিবর্তন লক্ষ্য করা যাবে।

  Ø  প্রদত্ত অপশনগুলো ব্যতীত অন্য কোন ক্যাটাগরির মার্জিন দিতে চান। যেমন উপরে (top) এ 1.5, নিচে (Botom) 2, বামে (Left) 1.6, ডানে (Right) 1.9। সেক্ষেত্রে Custom Margins ব্যবহার করতে পারি। এজন্য margins এর ড্রপ ডাউন ম্যানুর সবার নিচে Custom Margins বাটন ক্লিক করি, ফলে নতুন popup ম্যানু আসবে। এখানে উপরে, নিচে, ডানে এবং বামে কাঙ্খিত মার্জিন দেওয়া যায়।

Document Paper Size

পেপার সাইজ বলতে পেপারটির দৈর্ঘ্য এবং প্রস্থ কত হবে তা নির্দেশ করে। কম্পিউটার হতে স্থায়ী কপি তৈরি করার জন্য প্রিন্ট করতে হয়। প্রিন্ট করার পূর্বে পেপার সাইজ ঠিক করা জরুরী। বাজারে বিভিন্ন সাইজের পেপার পাওয়া যায়। যেমন- A4, Letter, Legal ইত্যাদি। বাংলাদেশে সাধারনত A4 সবচেয়ে বেশী ব্যবহৃত হয়। আপনার ডকুমেন্টে পেপার সাইজ যা দিবেন ঠিক ঐ সাইজের পেপার প্রিন্টারে থাকতে হবে।  পেপার সাইজ ঠিক করার জন্য, Editing ফাইলটি ওপেন করি।

Ø  Go to Layout tab, Page Setup গ্রুপ হতে Size আইকনে ক্লিক। ফলে ড্রপ ডাউন ম্যানু আসবে।।

Ø  ড্রপ ডাউন ম্যানু হতে আপনার কাঙ্খিত পেপার সাইজের আইকনে ক্লিক। অপশনগুলোর সাথে পেপারের নাম এবং দৈর্ঘ্য প্রস্থ উল্লেখ থাকবে।

Ø  প্রদত্ত অপশন ‍গুলো পছন্দ না হলে ড্রপ ডাউন ম্যানুর সবার নিচে More Paper Size এ ক্লিক করে ইচ্ছামতো পেপারের দৈর্ঘ্য এবং প্রস্থ দেওয়া যায়। সিলেক্টকৃত সাইজের পেপার অবশ্যই প্রিন্টারে থাকতে হবে।

Header and Footer

Head থেকে Header। Head মানে মাথা। এখানে ডকুমেন্টের প্রতিটি পেজের মাথার দিকে অর্থাৎ উপরের দিকে যে অংশ থাকে তাকে Header বলে।

Foot থেকে Footer। Foot মানে পাদদেশ। এখানে ডকুমেন্টের প্রতিটি পেজের পাদদেশে অর্থাৎ নিচের দিকে যে অংশ থাকে তাকে Footer বলে।

সাধারনত ডকুমেন্টের নাম, ডকুমেন্টের শিরোনাম, অধ্যায়ের নাম, পৃষ্টা নাম্বার তারিখ ইত্যাদি লেখার জন্য হেডার ফুটার ব্যবহার করা হয়। আপনার আশেপাশে যেকোন বই (শিটটি লক্ষ্য করতে পারেন) থাকলে বইটি হাতে নিয়ে ভিতরের প্রতিটি পেজের উপরে এবং নিচে লক্ষ্য করুন। দেখবেন বইয়ের প্রতিটি পেজে একই ধরনের লেখা আছে। হেডার ফুটার সাহায্যে একই ডকুমেন্টের প্রতিটি পেজে একই লেখা বার বার রিপিট করা যায়। ৫০০ পেজের বইটি হলে প্রতিটি পেজে আলাদা আলাদা করে একই লেখা টাইপ করতে অনেক সময় প্রয়োজন।

এম.এস.ওয়ার্ডে Header and Footer কমান্ড ব্যবহার করে প্রতিটি পেজে একই লেখা বার বার রিপিট করা যায়। পেজের উপরে হলে Header কমান্ড এবং পেজের নিচে হলে Footer কমান্ড ব্যবহার করতে হয়। Editing ফাইলটি ওপেন করি।

ধরা যাক হেডার অংশে ‘Zero One IT Space’ এবং ফুটার অংশে ‘Computer Office Suite’ সংযুক্ত করবো।

    Ø Go to Insert tab, Header & Footer গ্রুপ হতে Header অথবা Footer বাটনে ক্লিক। ড্রপ ডাউন লিস্টে এ Default কিছু ফরম্যাট দেখা যাবে।

    Ø Edit Header অপশনে ক্লিক, Header & Footer কমান্ড একটিভ হবে। design নামে ট্যাববারে (ম্যানুবারে) নতুন ট্যাব যোগ হবে। মূল ডকুমেন্ট deactivate হয়ে যাবে।

    Ø পেজের Header অংশে টাইপ করি ‘Zero One IT Space’

    Ø মাউস স্ক্রলিং করে পেজের নিচে আসি ফুটার অংশ দেখা যাবে। Footer অংশে টাইপ করি ‘Computer Office Suite’।

o   Design tab ক্লিক করি এবং রিবনে অনেক ধরনের সেটআপ যেমন – Page Number, Date & Time, ইত্যাদি সহ Header & Footer এর পজিশন ঠিক করা যায়।

    Ø Design tab এর Close Header & Footer বাটনে ক্লিক। ফলে Header & Footer বন্ধ হয়ে যাবে। মাউস স্ক্রলিং করে লক্ষ্য করি, প্রতিটি পেজে লেখা গুলো এড হয়ে গেছে।

    Ø হেডার ফুটার ইডিট বা ডিলিট করার জন্য পুনরায় Go to Insert tab, Header & Footer গ্রুপ হতে Header অথবা Footer বাটনে ক্লিক। ইডিট করার জন্য ড্রপ ডাউন লিস্টের সবার নিচে Edit Header (/Footer) । ডিলিট করার জন্য ড্রপ ডাউন লিস্টে হতে Remove Header (/Footer) ।