Logout / Sign out, Sign in / Login, Send email, Attach file.

Logout / Sign out

Logout এবং Sign out সমার্থক অর্থে ব্যবহৃত হয়। আপনি আপনার ইমেইলে Sign in বা Login বা এক্সেস করলেন। এরপর নতুন কোন ইমেইল আসছে কিনা তা চেক করলেন। আপনার কোন বন্ধু বা বান্ধবীকে ইমেইল পাঠালেন। ইত্যাদি যাবতীয় কাজ করার পর ইমেইল একাউন্ট থেকে বের হয়ে যাওয়াকে ‍Sign out বলে। ইমেইল ব্যবহার করার পর ‍Sign out করা খুব জরুরি। আপনি যদি অন্যের ডিভাইসে ইমেইল ব্যবহার করেন তাহলে অবশ্যই ‍Sign out করবেন। যদি ‍Sign out না করেই ব্রাউজারটি ক্লোজ করে দেন তাহলে পুনরায় যখন ব্রাউজার চালু করা হবে অটোমেটিক ইমেইল Sign in হয়ে থাকবে। এতে আপনার ইমেইলের ব্যাক্তিগত তথ্য অন্য যেকেউ দেখে ফেলতে পারে। ‍

Sign out করার জন্য ইমেইলে Sign in করা থাকা অবস্থায় ব্রাউজারের উপরে ডান পাশের কর্ণারে ছোট গোলাকার ছবির উপর ক্লিক। ফলে পপ আপ ম্যানু আসবে, পপ আপ ম্যানুর নিচে Signout এ ক্লিক করলেই কিছুক্ষনের মধ্যে Sign out হয়ে যাবে।

Sign in / Login

Sign in বা Login একই অর্থে ব্যবহৃত হয়। আগত মেসেজ চেক করার জন্য অথবা অন্য কাউকে ইমেইলের মাধ্যমে মেসেজ প্রদান করার জন্য অবশ্যই নিজের ইমেইল একাউন্টে প্রবেশ করতে হবে। ইমেইলে প্রবেশ বা এক্সেস করাকে Sign in বলে। Sign in করার জন্য –

Ø  প্রথমে আপনার ইমেইল আইডিটি লক্ষ্য করুন এবং ডোমেইন দেখে ইমেইল আইডিটি কোন কোম্পানী অধীন তা খুজে বের করুন। dbwctpsumon@gmail.com এটা একটি ইমেইল আইডি। ডোমেইন অংশে gmail.com সুতরাং ইমেইল আইডিটি gmail কোম্পানী অধীন। এবার ঐ কোম্পানীর ওয়েব এড্রেস বের করুন। gmail এর এড্রেস www.gmail.com.

Ø   ব্রাউজার রান করুন। ব্রাউজারের এড্রেস বারে ইমেইল কোম্পানীর ওযেব এড্রেস যেমন www.gmail.com এটা টাইপ করুন। কীবোর্ডে ইন্টার প্রেস করুন। ফলে Sign in উইন্ডোজ প্রদর্শিত হবে।

Ø  Email or Phone বক্সে আপনার ইমেইল আইডিটি টাইপ করুন। (অনেক সময় একাধিক ইমেইল এড্রেস এর লিস্ট থাকতে পারে সেক্ষেত্রে আপনার ইমেইল এড্রেসে ক্লিক করতে হবে। যদি আপনার ইমেইল আইডিটি লিস্টে না থাকে তাহলে use another account এ ক্লিক করতে হবে।) এরপর Next এ ক্লিক।

Ø  Password অংশে আপনার ইমেইল আইডির পাসওয়ার্ড টাইপ করুন তারপর Next এ ক্লিক করুন। ফলে আপনার কাঙ্খিত ইমেইলে Sign in বা Login হয়ে যাবে। Compos, inbox, Primary, Social ইত্যাদি দেখা যাবে।

Check inbox

আমাদের মোবাইলে আগত মেসেজ গুলো inbox এ জমা হয়। অনুরুপভাবে ইমেইল এর ক্ষেত্রে আগত সব ধরনের মেসেজ inbox এ জমা হয়। নতুন কোন ইমেইল মেসেজ আসছে কিনা তা চেক করার জন্য Sign in করার পর বাম পাশে inbox এ ক্লিক করতে হবে। সাধারনত inbox এক্টিভ করা থাকে। ফলে inbox এর সব মেসেজের লিস্ট দেখা যাবে। ইনবক্সে এর ইমেইল গুলো বিভিন্ন ক্যাটাগরি ভাগ করা থাকে।  Primary তে সাধারনত ব্যক্তিগত ইমেইল গুলো থাকে। Social তে বিভিন্ন সোস্যাল মিডিয়া যেমন ফেসবুক, টুইটার অর্থাৎ আপনার ইমেইল একাউন্ট দিয়ে যেসব সোস্যাল মিডিয়ার একাউন্ট চালু আছে সেসব ইমেইল এখানে জমা।  Promotion এ বিভিন্ন Promotion মেসেজ থাকে। ইনবক্সের ইমেইল লিস্ট হতে যদি কোন ইমেইল মেসেজ বোল্ড করা থাকে তাহলে বুঝতে হবে বোল্ড ইমেইলটি নতুন আগত ইমেইল, অথবা Inbox লেখার সাথে লাল কোন সংখ্যা উল্লেখ থাকলে ততটি নতুন ইমেইল জমা হয়ে আছে বুঝতে হবে।  বোল্ড ইমেইলটিতে ক্লিক করলে বিস্তারিত দেখা যাবে।

Send email

ইমেইল সেন্ড করার পূর্বে বিবেচ্য বিষয় হলো – আপনার ইমেইল একাউন্ড থাকতে হবে এবং ইমেইলে login করতে হবে। এরপর যাকে ইমেইল সেন্ড করবেন তার ইমেইল আইডি আপনার সংগ্রহে থাকতে হবে। এরপর যা করবেন –

Ø  আপনার ইমেইলে login থাকা অবস্থায় বাম পাশে উপরে Compose এ ক্লিক। ফলে new message নামে নতুন পপ আপ ম্যানু চালু হবে। এখানে কয়েকটি অংশ আছে। Recepient ক্লিক করলে মোট তিনটি অংশ পাওয়া যাবে। যেমন To: আমরা চিঠি পোস্ট করার সময় to বা প্রতি বলতে যাকে চিঠি দিবো তার এড্রেস লিখি। এখানেও যাকে ইমেইল সেন্ড করবো তার এড্রেস টাইপ করতে হবে। একই ইমেইল একাধিক লোকের কাছে পাঠাতে চাইলে cc বা bcc ব্যবহার করতে হবে। cc হচ্ছে carbon copy, cc এর ক্ষেত্রে সব মেইল প্রাপক বুঝতে পারবে এই মেইল অন্য কোন কোন মেইলে এড্রেসে পাঠানো হয়েছে। bcc হচ্ছে blind carbon copy. Bcc এর ক্ষেত্রে বিপরীত। সব প্রাপক মনে করবে শুধু আমাকেই পাঠানো হয়েছে।

Ø  Subject: প্রতিটি চিঠির শুরুতে বিষয় উল্লেখ থাকে। এখানে চিঠির সারাংশ থাকে, যাতে প্রাপক সহজে বুঝতে পারে চিঠিটি কি বিষয়ক। Subject এর অংশে ইমেইল হেডলাইন খুব ছোট করে উল্লেখ করতে হবে। তবে এটা optional.

Ø  মেসেজ বডি বা টেক্স বক্স: মেসেজ বডি বা টেক্স বক্সে আপনার কাঙ্খিত মেসেজ টাইপ করতে হবে।

Ø  সবার নিচে ফরম্যাটিং বার। ফরম্যাটিং বার হতে Send বাটনে ক্লিক করলে ইমেইল সেন্ড হয়ে যাবে। Send বাটনের ড্রপ ডাউন হতে schedule send হতে ইমেইল সেন্ড করার সিডিউল সেট করতে পারেন।

Attach File

Attach এর বাংলা সংযুক্ত করা। এখানে ইমেইলের সাথে অডিও, ভিডিও, ইমেজ, ডক ইত্যাদি যেকোন ফাইল সংযুক্ত করে পাঠানো Attach এর কাজ। কোন ফাইল Attach এর পূর্বে বিবেচ্য বিষয় – এক. যে ফাইলটি Attach করতে চান সে ফাইলটি আপনার কম্পিউটারের কোন লোকেশনে আছে যেমন ডেস্কটপে, সি ড্রাইভে, ডি ড্রাইভে নাকি অন্য কোথাও। দুই. উক্ত ফাইলটি কি নামে আছে। তারপর যা করতে হবে-

Ø  আপনার ইমেইলে login করুন। Compose এ ক্লিক করুন। ফলে new message নামে নতুন উইন্ডোজ আসবে। Recipient, Subject, Body (Text box) ইত্যাদি কাজ শেষ করুন।

Ø  ফরম্যাট ম্যানু হতে ক্লিপ আকৃতির Attach এ ক্লিক করুন। ফলে নতুন navigator উইন্ডোজ আসবে।

আপনার কাঙ্খিত ফাইলের লোকেশন navigate করুন এবং ফাইলটি সিলেক্ট করে open ক্লিক করুন। ফলে ফাইলটি আপলোড হতে শুরু করবে। আপলোড শেষ হলে Send বাটনে ক্লিক করুন।