What is Form in Access? Design Form and Report.

ফর্ম (Form)

ফর্ম পূরন বা ফর্ম ফিলাপ কথাটি আমরা খুব শুনেছি। ভর্তির জন্য ফর্ম ফিলাপ করেছি, পরীক্ষায় অংশগ্রহন করার জন্য ফর্ম ফিলাপ করেছি। চাকরীর পরীক্ষায় অংশগ্রহনের জন্য ফর্ম ফিলাপ করেছি। ফর্ম ফিলাপ বলতে আমরা ফর্মের মধ্যে কিছু তথ্য দিয়ে পূরন করে থাকি।

ফর্ম হচ্ছে এম.এস এক্সেসের একটি অবজেক্ট। সাধারনত ডেটাবেজে ডাটা এন্ট্রি এবং ডাটা প্রদর্শন করার জন্য ফর্ম ব্যবহার করা হয়। গ্রাফিক্স, ইমেজ, টেক্স ইত্যাদি ব্যবহার করে আকর্ষনীয় ভাবে ফর্ম ডিজাইন করা হয়। ফলে ডেটাবেজে ডাটা এন্ট্রি করতে সহজ হয়।

একটা ডেটাবেজ অনেকগুলো তথ্যের সমাহার। তথ্যগুলো টেবিল আকারে গচ্ছিত থাকে। কোন একটা স্কুলের ডাটাবেজ অনেক গুলো টেবিলের সমন্বয়ে গঠিত হয়। ক্লাশ সিক্সের টেবিল, ক্লাশ সেভেন, এইট, নাইন টেন ইত্যাদি প্রতিটি ক্লাশের টেবিল। আবার স্টুডেন্টদের অভিভাবকের টেবিল, স্কুলে কর্মরত শিক্ষদের টেবিল। ছাত্রছাত্রীর রেজাল্ট টেবিল। নতুন স্টুডেন্ট ভর্তির টেবিল থাকতে পারে। ধরা যাক স্কুলে নতুন ছাত্রছাত্রীদের নাম তালিকা Admission টেবিলের মাধ্যমে ডাটাবেজে সংযুক্ত করতে হবে।

Exercise ফোল্ডার হতে Form নামক ডাটাবেজ ফাইলটি ওপেন করি। admission টেবিলটি ডাবল ক্লিক করে রান করি। ছয়টি রেকর্ড এন্ট্রি করা আছে। আরো নতুন রেকর্ড এন্ট্রি করতে হবে। ভালো করে লক্ষ্য করলে দেখা যাবে টেবিলটি ডাটা এন্ট্রি করার জন্য পারফেক্ট না। সাধারনত অফলাইন (প্রিন্ট কপি) কিংবা অনলাইনের ফর্ম গুলোর মতো না। এবার টেবিলের ফিল্ড গুলো ভালো করে খেয়াল করি (Si, Name, Address etc) এবং মনে রাখি। ডাটাবেজ ফাইলের নেভিগেশন পেন হতে Admission ফর্ম টি ডাবল ক্লিক করে রান করি। ইন্টারফেস কিন্তু একেবারে ফর্মের মতো। টেবিলের প্রায় প্রতিটি ফিল্ড ফর্মে আছে।

Go to Next বাটনে ক্লিক করি. ফলে পরের রেকর্ডটি ফর্মে দেখা যাবে। Go to First বাটনে ক্লিক করি, ফলে টেবিলের প্রথম রেকর্ড এবং Go to Last বাটনে ক্লিক করলে টেবিলের সবার শেষের রেকর্ড দেখা যাবে। ধরা যাক নতুন একটি রেকর্ড ডাটাবেজে এন্ট্রি করতে হবে যার- Name- Azim Uddin, Address- Rangpur, Mobile- 00000000. ইত্যাদি। Add New বাটনে ক্লিক করে ফর্মে ডাটা গুলো এন্ট্রি করে Save Data বাটনে ক্লিক করি। admission টেবিলে ওপেন করি। Refresh All বাটনে ক্লিক করি, ফলে দেখতে পাবো Azim Uddin এর ডাটা ডাটাবেজের টেবিলে এন্ট্রি হয়েছে। ফর্মের Close বাটনে ক্লিক করে ফর্মটি ক্লোজ করা যাবে।

আলোচনা থেকে বলা যায় – ডাটাবেজে ডাটা এন্ট্রি করার জন্য ফর্ম ডিজাইন করা হয়। এবার শিখবো এক্সেসে কিভাবে ফর্ম ডিজাইন করতে হয়।

Form Design

Exercise ফোল্ডার হতে Form নামক ডাটাবেজ ফাইলটি ওপেন করি। নেভিগেশন প্যানে কয়েকটি টেবিল আছে। ধরা যাক Guardian টেবিলের সাপেক্ষে ফর্ম ডিজাইন করতে হবে। এজন্য –

Ø সিলেক্ট Guardian টেবিল। Go to Create ট্যাব। Forms গ্রুপ হতে Form wizard এ ক্লিক। ফলে নতুন পপ আপ ম্যানে আসবে।

Ø Available Fields এর নিচে গার্ডিয়ান টেবিলের সব গুলো ফিল্ড দেখা যাবে। সব গুলো ফিল্ড নিয়ে ফর্ম তৈরি করতে চাই। >> আইকনে ক্লিক করি, ফলে সব ফিল্ড Selected Fields এর ঘরে যাবে। এরপর Next ক্লিক।

Ø Columnar সিলেক্ট করে আবার Next ক্লিক।

Ø ফর্ম টাইটেল বা নাম এর ঘরে Guardian Form টাইপ করি। সিলেক্ট Open the form to view or enter information. ক্লিক Finish. ফলে অটো ডিজাইন কৃত ফর্ম তৈরি হয়ে যাবে।

Ø সবার নিচে Next Record. Previous Record, Last Record ইত্যাদি এর সাহায্যে এক রেকর্ড থেকে অন্য রেকর্ডে গমন করতে পারি।

Ø New (Blank) Record ক্লিক করে নতুন রেকর্ড এন্ট্রি করতে পারি।

Ø ফর্মের মোট তিনটি ভিউ আছে।

o   Form View: এ ভিউতে ডাটা এন্টি করার মুডে থাকে।

o   Layout View: এ ভিউতে ফর্ম ডিজাইন করার পর ফর্ম এর প্রিভিউ দেখা হয়।

o   Design View: এ ভিউতে ফর্মটি ডিজাইন করা হয়। যেমন রেকর্ড ফিল্ড গুলো রিআ্যরেন্জ, ফর্মের ব্যকগ্রাউন্ড, বিভিন্ন ধরনের বাটন এড এবং বিভিন্ন ফাংশন বাটন এড করা ইত্যাদি কাজ করা যায়।

Report in Access

Report ইংরেজি শব্দ। রিপোর্ট এর বাংলা প্রতিবেদন। যেকোন ডাটাবেজে হাজার হাজার ডাটা থাকে। হাজার হাজার ডাটা হতে নির্দিষ্ট ডাটাকে সাজিয়ে উপস্থাপন করাকে প্রতিবেদন বলে। এম. এস. এক্সেসে ডাটা টেবিলের অন্তর্গত ফিল্ডের অধীনে থাকে। এক্সেসে টেবিল ফিল্ড কিংবা কুয়েরীর উপর ভিত্তি করে রিপোর্ট তৈরি করা হয়। রিপোর্ট সাধারনত উর্দ্ধোতন কর্তৃপক্ষের জন্য তৈরি করা হয়। রিপোর্ট সহজে প্রিন্ট করা যায। এম.এস.এক্সেসে কিভাবে রিপোর্ট তৈরি করতে হয় তা শিখবো। Report নামক ডাটাবেজ ফাইলটি ওপেন করি। Admission টেবিলটির উপর ডাবল ক্লিক করি রান করি। টেবিল টিতে অনেক গুলো ফিল্ড আছে। ধরা যাক এ বছর যারা ভর্তি হয়েছেন প্রধান শিক্ষক তাদের নাম, ঠিকানা এবং ভর্তি ফি এর পরিমান জানতে চেয়েছেন। এর ‍উপর ভিত্তি করে আমরা রিপোর্ট তৈরি করা শিখবো।

Ø সিলেক্ট Admission টেবিল। ক্লিক Create ট্যাব। Go to reports গ্রুপ। ক্লিক Report Wizard. ফলে পপআপ ম্যানু আসবে।

Ø Available Fields হতে প্রয়োজনীয় ফিল্ড যেমন Name, Address & Fee গুলো Selected Fields এ ট্রান্সফার করি। ক্লিক Next.

Ø এখানে কোন কিছু করার দরকার নাই। Next ক্লিক।

Ø আবার Next ক্লিক।

Ø রিপোর্ট এর বিভিন্ন লেআউট এবং অরিয়েন্টেশন দেওয়া আছে। কোন প্রকার পরিবর্তন না করেই Next  ক্লিক করি।

Ø নামের এর ঘরে Admission Report টাইপ করি এবং Finish ক্লিক করি। রিপোর্ট তৈরি হয়ে গেল।

Ø রিপোর্ট এর মোট চারটি ভিউ আছে, যেমন-

o   Report View:  রিপোর্ট ভিউতে রিপোর্ট দেখা যাবে।

o   Print Preview: প্রিন্ট প্রিভিউ দেখা যাবে এবং প্রিন্ট করার সুবিধা দিবে।

o   Layout View: রিপোর্ট এর লেআউট রিএ্যারেন্জ করা যাবে।

o   Design View: ডিজাইন ভিউতে মূলত রিপোর্ট ডিজাইন করতে হয়। রিপোর্ট এর মধ্যে বিভিন্ন ধরনের বাটন, ফাংশন, হেডার অংশে প্রতিষ্ঠানের নাম ইত্যাদি এড করা যবে। এ ভিউতে টেবিলের নতুন ফিল্ড এড বা রিমুভ করা যাবে।

Ø ক্লিক Close Print Preview বাটন। Home ট্যাবের View বাটন এর সাহায্যে Design View তে গমন করি।

Ø হেডার অংশে Admission লেখার উপর ডাবল ক্লিক করে ইডিট মুডে নিয়ে আসি এবং টাইপ করি Panchagarh Govt Girls School.

Ø আবার ভিউ বাটনের সাহায্যে Report View গমন করি। ফলে সুন্দর রিপোর্ট দেখতে পাবে।