Filtering & Sorting in MS Access.

Filtering:

Filter এর বাংলা ছাকনি। Filtering এমন একটি প্রক্রিয়া যার মাধ্যমে অপ্রয়োজনীয় উপাদান কে সরিয়ে ফেলে শুধুমাত্র প্রয়োজনীয় অংশকে আলাদা করা যায়। যেমন চা পাতা এবং পানি সিদ্ধ করার পর ছাকনির সাহায্যে চা পাতাকে আলাদা করে ফেলে দেওয়া হয়।

এম.এস.এক্সেসে ফিল্টার এমন একটি প্রক্রিয়া বা ফিচার যার সাহায্যে ডাটাবেজের হাজার হাজার ডাটা থেকে নির্দিষ্ট ডাটাকে আলাদা করা যায়।

Filter & Sort ফাইলটি ওপেন করি। Navigation Pan হতে Order Table এ ডাবল ক্লিক করে টেবিলটি রান করি। টেবিলটি কোম্পানীর পন্যের অর্ডার ডিটেলস। বর্তমান ইকমার্স মার্কেট প্লেসে প্রতিদিন হাজার হাজার পন্যের অর্ডার হয়। টেবিলটি ঠিক ঐরকম। Order No 1 এ Anna নামের একজন Beverages Category এর Chai নামক ৭৫ পিচ পন্যের অর্ডার করেছেন যার তারিখ ১৫ জানুয়ারী ২০২০। এরকম হাজার হাজার ডাটা থেকে নির্দিষ্ট কোন ডাটাকে খুজে আলাদা করাকে ফিল্টারিং বলে। ধরা যাক Beverages Type এর কোন কোন পণ্য অর্ডার করেছেন তা জানা দরকার। এজন্য –

Ø  Beverages কলামের যে কোন জায়গায় কার্সর একটিভ করি।

Ø  Go to Home Tab, Sort & filter গ্রুপ হতে Filter আইকনে ক্লিক। ফলে চিত্রের ন্যায় পপ আপ ম্যানু আসবে।

Ø  Select All Box uncheck করি, ফলে সবগুলো uncheck হবে।

Ø  Beverages আইটেমের বাম পাশে বক্সে চেক অন করি। এরপর Ok ক্লিক।

Ø  টেবিলে শুধুমাত্র Beverages পন্যের তালিকা দেখা যাবে।

Remove Or Clear Filter:

Ø  Filtering রিমুভ করার জন্য ক্যাটাগরি কলামে কার্সর একটিভ করি।

Ø  পুনরায় Filter আইকনে ক্লিক করি। Clear Filter from Category তে ক্লিক করলেই ফিল্টার রিমুভ হয়ে যাবে।

Sorting:

Sort বাংলা সাজানো। কোন কিছুকে ক্রমিক অনুসারে সাজানোকে Sort বলে। Sort দুই প্রকার। যথা-

০১. Ascending:

এর বাংলা উর্দ্ধগামী বা আরোহী। কোন কিছুকে নিচ থেকে উপরের দিকে সাজানোকে Ascending বলে। যেমন ছোট থেকে বড়। অনেক গুলো শব্দ থেকে A বর্ণ দিয়ে শুরু শব্দ গুলো আগে, তারপর B এরপর C ইত্যাদি।

০২. Descending:

এর বাংলা নিম্নগামী বা আবরোহী। কোন কিছুকে উপরের দিক থেকে নিচের দিকে সাজানো কে Descending বলে। যেমন বড় থেকে ছোট। অনেক গুলো শব্দ থেকে Z বর্ণ দিয়ে শুরু শব্দ গুলো আগে, তারপর Y এরপর X ইত্যাদি। উল্টোদিকে গমন কিছুটা এরকম।

Filter & Sort ফাইলটি ওপেন করি। Navigation Pan হতে Order Table এ ডাবল ক্লিক করে টেবিলটি রান করি। টেবিলটি কোম্পানীর পন্যের অর্ডার ডিটেলস। বর্তমান ইকমার্স মার্কেট প্লেসে প্রতিদিন হাজার হাজার পন্যের অর্ডার হয়। টেবিলটি ঠিক ঐরকম। Order No 1 এ Anna নামের একজন Beverages Category এর Chai নামক ৭৫ পিচ পন্যের অর্ডার করেছেন যার তারিখ ১৫ জানুয়ারী ২০২০। ধরা যাক কোন পণ্যটি সবচেয়ে বেশী অর্ডার করেছেন তা জানতে চাই। এজন্য-

Ø  কার্সর Quantity কলামের ঘরে একটিভ করি।

Ø  Go to Home Tab, Sort & filter গ্রুপ হতে Descending আইকনে ক্লিক। ফলে সবচেয়ে বড় সংখ্যা ১২৫ উপরে আসবে। অর্থ্যাৎ Green Tea ১২৫ প্যাকেট অর্ডার পড়েছে।

Ø  Sort Remove করার জন্য Descending আইকনের নিচে Remove Sort এ ক্লিক।