Document Formatting (Paragraph). Alignment, Bullets N Numbering, Line Space, Border N Shading.

Alignment (সারিবদ্ধ)

অ্যালাইনমেন্ট বলতে সারিবদ্ধ বা বিন্যাস কে বুঝানো হয়। এখানে প্রতিটি লাইনের টেক্স গুলো কিভাবে সজ্জিত থাকবে তাকে বুঝানো হয়। এতে লেখাগুলো দেখতে ভালো লাগে। Home tab/Manu এর অধীন Paragraph Group এর নিচের রো এ অ্যালাইনমেন্ট অপশন গুলো পাওয়া যাবে। এমএসওয়ার্ডে মোট চার প্রকার অ্যালাইনমেন্ট আছে। যথা:-

Ø Left Alignment:

Ø Right Alignment:

Ø Center Alignment:

Ø Justify Alignment: 

এম. এস. ওয়ার্ড ওপেন করি এবং কীবোর্ডের সাহায্যে যেকোন টাইপ করতে শুরু করি এবং স্কিনে লক্ষ্য করলে দেখতে পাবো লেখাগুলো বাম হতে ডানে দিকে সরে যাচ্ছে। অর্থাৎ Left Alignment এপ্লাই করা আছে। বাই ডিফল্ট Left Alignment এপ্লাই করা থাকে।

কীবোর্ডে একবার বা দুইবার Enter প্রেস করি। Home ট্যাবের Paragrah গ্রুপ হতে Right Alignment ক্লিক করি ফলে কার্সটি স্কিনের ডান দিকে সরে যাবে। এবার কীবোর্ড এর সাহায্যে টাইপ শুরু করি এবং স্কিনে লক্ষ্য করলে দেখতে পাবো লেখাগুলো ডান হতে বামের দিকে সরে যাচ্ছে। অর্থাৎ Right Alignment এপ্লাই করা আছে।

আবার কীবোর্ডে একবার বা দুইবার Enter প্রেস করি। Home ট্যাবের Paragrah গ্রুপ হতে Center Alignment ক্লিক করি। এবার কীবোর্ড এর সাহায্যে টাইপ করি এবং স্কিনে লক্ষ্য করলে দেখতে পাবো লেখাগুলো মাঝ হতে বাম এবং ডানে দুই দিকে সমান ভাবে সরে যাচ্ছে। মাঝ বা কেন্দ্র ঠিক রেখে দুইদিকে সমান ভাবে সরে যাচ্ছে। 

Left Alignment:

Editing ফাইলটি ওপেন করি। By Default, এমএসওয়ার্ডে Left Alignment এক্টিভ করা থাকে এবং বেশীর ভাগ ক্ষেত্রে Left Alignment ব্যবহৃত হয়। ডকুমেন্টের বাম দিকে লাইনগুলো সমান রেখে সাজানোকে ল্যাপ্ট অ্যালাইনমেন্ট বলে।

Ø Ctrl+A প্রেস করে সমস্থ ডকুমেন্ট সিলেক্ট করি।

Ø ল্যাপ্ট অ্যালাইনমেন্ট এক্টিভ করার জন্য Home tab/Manu এর অধীন Paragraph Group এ Left Alignment এ ক্লিক করি।

Ø বাম পাশের প্রতিটি লাইন সমান ভাবে সজ্জিত হবে। যদি আগে থেকে Left Alignment এক্টিভ করা থাকে, তাহলে তেমন কোন পরিবর্তন লক্ষ্য করা যাবে না। (editing ফাইলটিতে Left একটিভ করা আছে।)

Right Alignment:

ডকুমেন্টের ডান দিকে লাইনগুলো সমান রেখে সাজানোকে রাইট অ্যালাইনমেন্ট বলে। রাইট অ্যালাইনমেন্ট এক্টিভ করার জন্য Home tab/Manu এর অধীন Paragraph Group এ Right Alignment এ ক্লিক করতে হবে।

প্রাকটিস করার জন্য :

Ø Editing ফাইলটি ওপেন করি। ডকুমেন্টের কিছু অংশ (যেমন দ্বিতীয় প্যারা) সিলেক্ট করি।  

Ø তারপর Home ট্যাবের Paragrah গ্রুপ হতে Right Alignment ক্লিক করি।

Ø তাহলে দেখা যাবে ডকুমেন্টের প্রতিটি লাইন ডান পাশে সমান ভাবে সজ্জিত হবে। বাম পাশে কিছুটা অগোছালো মনে হবে।

Center Alignment:

ডকুমেন্টের লাইনগুলো মাঝখানে সেন্টার ধরে ডানে - বামে সমান ভাবে ছড়িয়ে দিতে চাইলে Center Alignment ব্যবহার করতে হবে। এত প্রতিটি লাইনের টেক্সগুলো মাঝলাইন থেকে দুদিকে সমান ভাগে ছড়িয়ে পড়বে।

প্রাকটিস করার জন্য :

Ø Editing ফাইলটি ওপেন করি। ডকুমেন্টের কিছু অংশ (যেমন তৃতীয় প্যারা) সিলেক্ট করি।  

Ø তারপর Home ট্যাবের Paragrah গ্রুপ হতে Cener Alignment ক্লিক করি।

Ø ফলে তৃতীয় প্যারার লেখাগুলোতে Center Alignment এপ্লাই হয়ে যাবে। ডানে এবং বামে লাইনগুলো অগোছালো থাকবে।

Justify Alignment:

Justify এর বাংলা হচ্ছে ন্যায্যতা প্রতিপাদন করা। অর্থ্যাৎ সমান ভাবে ভাগ করা। Justify Alignment এ্যাপ্লাই করলে ডকুমেন্টে প্রতিটি লাইনের টেক্সগুলো ডানে এবং বামে দুই পাশে সমান ভাবে সজ্জিত হবে। দুই পাশে সমান ভাবে সজ্জিত হওয়ার ফলে সোন্দর্য বৃদ্ধি পায়।

প্রাকটিস করার জন্য :

Ø Editing ফাইলটি ওপেন করি। ডকুমেন্টের কিছু অংশ (যেমন চতুর্থ প্যারা) সিলেক্ট করি।  

Ø তারপর Home ট্যাবের Paragrah গ্রুপ হতে Justify Alignment ক্লিক করি।

Ø ফলে চতুর্থ প্যারার লেখাগুলোতে Justify Alignment এপ্লাই হয়ে যাবে। ডানে এবং বামে লাইনগুলো সমান ভাবে সজ্জিত হবে।

Bullets and Numbering

ডকুমেন্টে এ বিভিন্ন ধরনের ধারাবাহিক তালিকা তৈরি করার জন্য Bullets and Numbering ব্যবহার করা হয়। ধারাবাহিকতা রক্ষার জন্য যদি ধারাবাহিক প্রতীক বা চিহ্ন (যেমন ১, ২, ৩, . . . a, b, c . . . . . . ) ব্যবহার করা হয় তাহলে তাকে Numbering বলা হয়। অন্যথায় অধারাবাহিক প্রতীক বা চিহ্ন (যেমন  ∙, ◊, #, & ইত্যাদি) কে Bullets বলা হয়।

Bullet প্রাকটিস করার জন্য - Bullet and Numbering ডকুমেন্ট ওপেন।

Ø সিলেক্ট Numbered List (Red, Green, Blue, Yellow).

Ø Home tab এর Paragraph group হতে Numbering এ ক্লিক, ফলে সিলেক্টকৃত লিস্টে Number এপ্লাই হয়ে যাবে।

o  Numbering আইকনের ড্রপ ডাউনে ক্লিক করলে Number এর ড্রপ ডাউন ম্যানু আসবে। ম্যানু হতে পছন্দের Number এর ফরম্যাটে ক্লিক করে Number এপ্লাই করা যাবে।

Bullets এক্টিভ করার নিয়ম একই। Bullets এর ক্ষেত্রে –

Ø সিলেক্ট Bulleted List (Mouse, Keyboard, Screen).

Ø Home tab এর Paragraph group হতে Bullets এ ক্লিক, ফলে Bullets এপ্লাই হয়ে যাবে।

Ø Bullets আইকনের ড্রপ ডাউনে ক্লিক করলে Bullet এর ড্রপ ডাউন ম্যানু আসবে। ম্যানু হতে পছন্দের Bullet এর ফরম্যাটে ক্লিক করে Bullets এপ্লাই করা যাবে।

Bullets এবং Number রিমুভ করার জন্য-

Ø Bullets এবং Number এক্টিভ করা আছে এরকম টেক্স সিলেক্ট, এক্ষেত্রে Numbered List (Red, Green, Blue, Yellow). সিলেক্ট।

Ø  তারপর Number আইকনে ক্লিক। ফলে লিস্টে Number রিমুভ হয়ে যাবে। Bullets রিমুভ একই নিয়মে করা যাবে।

আরোও ভালো ভাবে বুঝার জন্য -

Crtl+N প্রেস করে নতুন ডকুমেন্ট তৈরি করি। । Home tab এর Paragraph group হতে Numbering এ ক্লিক করে Numbering একটিভ। কীবোর্ডর সাহায্যে টাইপ করি Book, এরপন প্রেস Enter। আবার টাইপ pencil এবং Enter, আবার টাইপ pen এবং Enter. ফলে অটোমেটিক ভাবে প্রতিটি আইটেমের সামনে ধারাবাহিক নাম্বার এড হয়ে যাবে।

Bullets একটিভ করে টাইপ করি Mouse কীবোর্ডে ইন্টার প্রেস। টাইপ Keyboard প্র্রেস ইন্টার। টাইপ Screen প্রেস ইন্টার। ফলে অটোমেটিক ভাবে প্রতিটি আইটেমের সামনে (অধারাবাহিক) Bulletes এড হয়ে যাবে।

Bullets and Numbering ব্যবহার করার জন্য তালিকা তৈরির (টাইপিং) শুরুতে অধারাবাহিকতার জন্য Bullets and ধারাবাহিকতার জন্য Numbering এক্টিভ করে নিতে পারি। অথবা আগে টাইপিং করে তারপর তালিকা সিলেক্ট করে Bullets হলে Bullets এবং Number হলে Numbering এক্টিভ করতে পারি। প্রতিবার কীবোর্ডে ইন্টার প্রেস করাকে নতুন আইটেম হিসেবে যোগ হবে।

Line and Paragraph Spacing

Space এর বাংলা ব্যবধান। Line Space হলো এক লাইন থেকে পরবর্তী লাইনের ব্যবধান অর্থাৎ এক লাইন থেকে আর এক লাইনের দুরত্ব কতটুকু। Paragraph Space হলো এক Paragraph হতে আর এক Paragraph এর ব্যবধান বা দুরত্ব থাকবে কিনা।

লাইন অথবা প্যারাগ্রাফ স্পেস মডিফাই করার জন্য Home tab/manu এর অধীন Paragraph Group এর মধ্যেএ আইকনটি ক্লিক করলে চিত্রের ন্যায় পুল (ড্রপ)-ডাউন ম্যানু আসবে। এখান হতে ইচ্ছেমত লাইন স্পেস ঠিক করা যায়।

Editing ডকুমেন্ট ওপেন করি।

Ø যেকোন প্যারাগ্রাফে (তৃতীয় প্যারাগ্রাফে) কার্সর একটিভ করি।

Ø Home tab এর Paragraph group হতে Line and Paragraph Spacing আইকনে ক্লিক, ফলে ড্রপডাউন ম্যানু আসবে।

Ø ড্রপ ড্রাউন লিস্ট হতে 2.5 এ ক্লিক। ফলে প্রতিটি লাইনের দুরত্ব বাড়বে। লাইন স্পেস আমার ইচ্ছা মতো দিতে পারি।

কীবোর্ডে ইন্টার প্রেস করলে নতুন একটি Paragraph তৈরি হয়। Add Space Before Paragraph এক্টিভ করলে প্রতিটি প্যারাগ্রাফ এর উপরে অর্থ্যাৎ শুরুতে স্পেস ছাড়বে। Add Space After Paragraph এক্টিভ করলে প্রতিটি প্যারাগ্রাফ এর নিচে অর্থ্যাৎ শেষে স্পেস ছাড়বে।

Borders and Shading

Shading:

Shading এর বাংলা হচ্ছে ছায়াবৃত্ত করা, অন্ধকার করা। এখানে কোন লেখা, লাইন, প্যারাগ্রাফ বা ডকুমেন্টের ব্যকগ্রাউন্ড কালার করাকে বুঝানো হয়। Editing ডকুমেন্ট ওপেন করি।

Ø Shading করার জন্য কাঙ্খিত লাইন বা প্যারাগ্রাফ সিলেক্ট, এখানে প্রথম পারা সিলেক্ট।

Ø Home Tab এর অধীন Paragraph group এর মধ্যে Shading আইকনের ড্রপ ডাউনে ক্লিক। কালার প্যানেল দেখা যাবে।

Ø পছন্দ মতো কালার এ ক্লিক। ফলে প্রথম প্যারাটি ব্যকগ্রাউন্ড এর কালার পরিবর্তন হবে।

Borders: 

বর্ডার এর বাংলা সীমান্ত, সীমানা, কিনারা। শেষ প্রান্তের আইলকে বর্ডার বলা হয়। এমএস ওয়ার্ডে পেজের চারপাশে, প্যারাগ্রাফের চারপাশে, এমনকি লাইনের চারপাশে বর্ডার বা আইল দেওয়া যায়।

Ø  Editing ডকুমেন্ট ওপেন করি।

Ø Border দেওয়ার জন্য কাঙ্খিত লাইন বা প্যারাগ্রাফ সিলেক্ট, এখানে, প্রথম, দ্বিতীয় এবং তৃতীয় পারা সিলেক্ট।  

Ø Home Tab এর অধীন Paragraph group এ Border  আইকনে ক্লিক। ফলে ড্রপডাউন লিস্ট এ Botom Border, Top Border, Left Border, Right Border, All Border ইত্যাদি অপশন দেখা যাবে।

Ø মাউস কার্সর প্রতিটি অপশনের উপর হভার করে দেখি সিলেক্টকৃত আইটেমের মধ্যে কি ধরনের পরিবর্তন লক্ষ্য করা যাচ্ছে। পরিবর্তন ভালো ভাবে লক্ষ্য করলে বুঝতে সমস্যা হবে না।

Ø নিচে বর্ডার দেওয়ার জন্য Botom Border ক্লিক , উপরের জন্য Top Border ক্লিক, বামের জন্য Left Border ক্লিক ইত্যাদি।

Ø এখানে All Border আইকনে ক্লিক। ফলে সিলেক্টকৃত প্রতিটি প্যারাগ্রাফ এর চারপাশে বর্ডার দেখা যাবে।

পেজের চারপাশে বর্ডার: 

পেজের চারপাশে বর্ডার দেওয়ার জন্য -

Ø Home Tab এর অধীন Paragraph group এ Border আইকনে ক্লিক, ফলে ড্রপ ডাউন লিস্ট দেখা যাবে। ড্রপ ডাউন লিস্ট হতে সবার নিচে Border and Shading আইকনে ক্লিক, ফলে নতুন ম্যানু আসবে।

Ø Go to Page Border tab.

Ø Style Manu হতে বর্ডারের জন্য পছন্দের Style সিলেক্ট।

Ø Color ম্যনুর ড্রপ ডাউন এ ক্লিক, ফলে বিভিন্ন কালারের অপশন দেখা যাবে। পছন্দের কালার সিলেক্ট।

Ø Width ম্যনুর ড্রপ ডাউন এ ক্লিক, ফলে বর্ডার মোটা চিকন করার বিভিন্ন অপশন দেখা যাবে। পছন্দের অপশন সিলেক্ট।

Ø (ডানপাশে PreView দেখা যাবে।) এরপর OK তে ক্লিক, ফলে পেজের চারপাশে বর্ডার প্রয়োগ হয়ে যাবে।

নোট: পেজ বর্ডার Design ট্যাব এর Page Backgorund গ্রুপ হতে দেওয়া যায়।

Indent

Indent এর বাংলা খাঁজ বা গর্ত। মাঝে মাঝে কিছু গাছের কান্ডে গর্ত দেখা যায়। গাছের সমস্ত কান্ডটি সমান কিন্তু নির্দিষ্ট একটি স্থানে একটু বাকা হয়ে ভিতরে ঢুকে যায়। এরকম ভিতরে ঢুকে যাওয়াকে খাঁজ (স্থানীয় ভাবে অনেকে খোকড়া বলে) বলে। Editing ডকুমেন্ট ওপেন করি।

Ø মাউস পয়েন্টার বা ইনসার্সন পয়েন্টটি যেকোন প্যারাগ্রাফ এ একটিভ করুন।

Ø Home tab এর অধীন Paragraph group এ Increase Indent এ দুই থেকে তিনবার মাউস ক্লিক করুন। যতবার ক্লিক করবেন ততবার প্যারাগ্রাফটি ডানে সরে যেতে থাকবে অর্থাৎ গর্ত বড় হতে থাকবে। এটাই হচ্ছে Indent.

আবার গর্ত indent ছোট করার জন্য Decrease Indent এ ক্লিক করুন। যতবার ক্লিক করবেন ততবার ছোট হবে।